Organizațiile și întreprinderile de toate dimensiunile pot beneficia de un sistem de înregistrări telefonice pentru a urmări apelurile telefonice vitale și informațiile de contact. De exemplu, profesioniști, cum ar fi avocații și contabilii, se bazează pe jurnalele de telefon pentru a păstra înregistrările clienților și pentru a înregistra suma facturată a timpului de servire a fiecăruia.
Metodele de bază ale înregistrărilor telefonului
Utilizați jurnalele de telefon pentru a urmări apelurile telefonice de intrare și de ieșire. Înregistrați date despre clienți, cum ar fi numere de telefon de afaceri și de telefon mobil, informații despre e-mail și site-uri Web. Pentru jurnalele tradiționale de telefon, păstrați datele securizate, punându-le într-un loc sigur, fără a fi utilizate public. Pe un sistem electronic, păstrați mesajele securizate prin limitarea expunerii la date și instalarea unei parole. Dacă biroul are un recepționer, integrați jurnalul de telefon cu ea, astfel încât apelurile să fie returnate în timp util și eficient. Dați-i acces la mesajele primite ale utilizatorilor, astfel încât să poată verifica cu ușurință mesajele.
Capabilități avansate
Aranjați accesul la distanță și redirecționarea jurnalului de telefon de pe telefonul mobil sau pe computer. Integrați mesajele text și e-mailurile în sistemul de jurnal de telefon pentru o mai mare flexibilitate. Organizați mesajele telefonice în dosare personale pentru acces ușor. Configurați foldere publice dacă doriți să partajați datele cu restul biroului. Configurați notificările astfel încât să primiți mesaje de îndată ce acestea sosesc. Plasați apeluri non-urgente într-un dosar pentru cea mai bună gestionare a timpului. Stabiliți un sistem pentru a returna toate apelurile telefonice într-un interval de timp rezonabil și setați mementouri pentru a nu uita niciun apel important. Pentru un sistem eficient de backup, aranja grupurile de distribuție să primească notificări.
Mesajele tradiționale ale telefonului
Utilizați un sistem tradițional de jurnal de telefon prin scrierea de informații pe un pad conceput pentru a urmări apelanții și informațiile lor. Unele plăcuțe de înregistrări ale telefonului vin cu un carbon pentru a face automat o înregistrare dublă pentru stocare. Înainte de vârsta electronică, directorii, ofițerii de birouri și persoane fizice au urmărit apelurile telefonice, scriind nume, numere și alte informații despre bucăți individuale de hârtie sau plăcuțe proiectate în acest scop.
MyWorkTools
Luați în considerare utilizarea MyWorkTools, care oferă un document de șablon Word ca un jurnal de telefon pentru apelurile inbound și outbound. Instrumentul poate fi folosit ca sistem de măsurare a timpului și a productivității, care urmărește data și ora fiecărui apel telefonic, numărul format și durata apelului, precum și scopul apelului. Instrumentul poate economisi timp deoarece elimină nevoia de a petrece o medie de două ore sau mai mult pentru a face manual un jurnal de telefon similar.
Sistemul electronic PhonePad
Descărcați versiunea gratuită a sistemului PhonePad, care utilizează o aplicație Windows pentru a stoca toate informațiile despre apelurile telefonice într-o singură intrare. Icoanele colorate și codarea oferă recunoașterea statusului mesajelor instant și mesajele sunt aranjate pentru a indica dacă sunt noi, citite sau necesită urmărire. PhonePad arata ca harti de mesaje de hârtie pentru o interfață intuitivă de utilizator. Mesajele sunt acceptate prin formatarea textului în diferite fonturi, culori, stiluri și dimensiuni. Este posibil ca mai multe mesaje să poată fi deschise simultan, iar mesajele text să fie de asemenea acceptate. Agenda de adrese încorporată stochează datele anterioare ale apelantului.
PDA sau jurnalele telefonului mobil
Utilizați un jurnal de telefon conceput pentru telefonul PDA sau telefonul mobil, cum ar fi PhoneLog 2.0, pentru dispozitivul PalmPilot. PhoneLog urmărește toate mesajele telefonice primite și rămase pentru alții. În plus, o listă poate fi ușor creată, care poate fi rapid accesată pentru apelurile înapoi. PhoneLog oferă o înregistrare completă a conversațiilor. Sistemul este de asemenea personalizabil și poate fi ușor integrat.
