Formalele scrisori de afaceri necesită un protocol specific indiferent de intenția scrisorii. În cele mai multe cazuri, o scrisoare de afaceri ar trebui să fie succintă și scurtă, de obicei se potrivește pe o pagină. În timp ce ar trebui să utilizați un stil clar, formal de scriere, există mai multe cazuri în care utilizarea abrevierilor este adecvată pentru a salva spațiul și timpul.
Prefixe și onorificări
Atât prefixele, cât și cele de onoare sunt așteptate să fie abreviate în salut și în altă parte a scrisorii. De exemplu, o scrisoare de afaceri ar începe cu "Draga domnule Johns", nu "Dragă domnule Johns". Pluralitățile tuturor prefixelor și onorificelor sunt, de asemenea, abreviate, cum ar fi "meserii" pentru mai mulți destinatari masculi și "Mses" pentru mai mulți destinatari de sex feminin.
Numele companiei
Atât hârtia cu antet, cât și adresa "interior" vor conține nume de companii - cele ale expeditorului și ale destinatarului. Este posibil să nu fie indicată abrevierea oricărei părți a denumirii societății, cu excepția cazului în care numele societății este înregistrat cu o abreviere. De exemplu, dacă compania este înregistrată ca "Motts, Inc.", puteți utiliza "Inc." în adresa internă fără a scrie "Incorporated". De asemenea, nu înlocuiți "&" pentru "și" cu excepția cazului în care face parte din numele companiei.
adrese
Spre deosebire de partea frontală a unui plic, statul ar trebui să fie prezentat atunci când face parte din antetul, antetul sau adresa interioară. De exemplu, dacă compania destinatarului se află în Seattle, adresa internă ar citi "Seattle, Washington 98101."
Abrevieri utilizate frecvent
Un postscript, care este o declarație suplimentară după închiderea unei scrisori, este întotdeauna exprimată cu abrevierea "P.S." Dacă includeți documente suplimentare împreună cu scrisoarea dvs., este acceptabil să le indicați fie prin scrierea "Enclosures", urmată de numărul de documente, fie prin abrevierea "Enc.". sub semnătura dvs. RSVP este o abreviere acceptabilă atunci când solicitați destinatarului să răspundă la scrisoarea dvs.
Subiecte și tipiști
Subiectul unei scrisori de afaceri poate fi indicat sub data cu abrevierea "Re" pentru "Cu privire la", urmată de o scurtă afirmație a subiectului. Dacă o scrisoare este semnată în numele altcuiva, abrevierea "p.p." Poate fi folosit. De exemplu, dacă un secretar scrie o scrisoare în numele angajatorului său, dactilograful poate să semneze scrisoarea și să o însoțească cu "p.p." și adăugați numele angajatorului de dedesubt. "Pp." înseamnă expresia latină "per procurationem". Abrevierea "cc" înseamnă în mod tradițional "copie de carbon", dar poate însemna, de asemenea, "copie de curtoazie". În ambele cazuri, indică faptul că au fost trimise mai multe copii ale unei scrisori și numește persoanele cărora le-au fost trimise aceste copii.
