Uneori ideea de a compila politici și proceduri poate părea copleșitoare. Cu toate acestea, o înțelegere fundamentală a acestui document și a scopului său poate ajuta. Primul pas este învățarea definirii acestor termeni și a ceea ce îi face diferit.
sfaturi
-
O politică oferă o imagine de ansamblu asupra scopului companiei. O procedură arată angajaților exact ce trebuie să facă pentru a atinge obiectivul.
Politică vs. proces
Principala diferență dintre o politică și o procedură este ceea ce comunică personalului dvs. O politică oferă o imagine de ansamblu asupra poziției companiei cu privire la o problemă. Un proces sau o politică oferă angajaților indicații privind modul de implementare a politicii.
Orice politică de la compania dvs. ar trebui să fie concisă și simplă. Ar trebui să transmită un obiectiv clar că chiar și un angajat nou-nouț poate înțelege. Numai politicile care respectă aceste instrucțiuni vă pot menține afacerea pe cont propriu.
Procedurile sprijină apoi politicile pe care le aveți în vigoare. Procesul trebuie să fie clar și să acopere aproape orice variație a problemei. De exemplu, o procedură de returnare ar trebui să includă ce trebuie făcut în cazul în care clientul are o chitanță, nu are dovada cumpărării sau a utilizat elementul în cauză. Punctele bullet și paragrafele scurte pot face procesul ușor de citit și de respectat.
Un exemplu de urmat
Orientările și procedurile IT sunt importante în multe companii. O politică comună este că angajații nu ar trebui să acceseze mediile sociale în timpul muncii. Liniile directoare pot spune că compania salută angajații să acceseze medii sociale în timpul pauzelor sau atunci când este necesar pentru funcțiile lor de lucru.
Procedurile de punere în aplicare a acestei politici pot include modalități de raportare a utilizării inadecvate a computerului și de măsuri pe care supraveghetorii le pot întreprinde pentru a opri comportamentul. Aveți posibilitatea să schițați lanțul de comandă pe care trebuie să îl urmeze aceste rapoarte și ce se pot aștepta angajații dacă continuă să încalce politica.
Tipuri de linii directoare
Ar trebui să creați proceduri și politici pentru fiecare domeniu al afacerii dvs.Atunci când angajații au întrebări despre cum să interacționeze cu clienții, unul cu celălalt, cu conducerea sau echipamentul, ei ar trebui să poată consulta directivele.
Multe companii au o politică generală a comportamentului angajaților, care stabilește reguli privind modul în care personalul trebuie să se îmbrace, să se comporte și să se comporte la locul de muncă. Alte domenii importante care trebuie abordate sunt disciplina, tratamentul egal, hărțuirea sexuală, prezența, performanța locului de muncă și siguranța la locul de muncă.
Nu este întotdeauna unu-la-unu
Procedurile declanșează adesea politicile companiei. Cu toate acestea, nu există întotdeauna un raport unu-la-unu dintre procese și proceduri. De exemplu, puteți crea politici care să dicteze că personalul dvs. trebuie să fie liber de folosirea ilegală a substanțelor, să nu hărțuiască sexual alți angajați și să nu poată lua bani din registru. Apoi, este posibil să aveți o procedură care să acopere modul de gestionare a oricăror rapoarte despre aceste comportamente.
De ce să creați proceduri și politici
Orice afacere cu angajații are nevoie de politici și proceduri care să ghideze lucrătorii. Aceste linii directoare vă ajută să vă asigurați că toată lumea dintr-o companie răspunde în același mod la același eveniment. Această consistență vă permite, proprietarului afacerii, să vă îndepărtați uneori. Puteți să vă ocupați de alte sarcini și chiar să aveți o zi liberă când știți că angajații dvs. pot avea grijă de afaceri.
De asemenea, clienții pot reveni și pot crea o imagine pozitivă a mărcii. De exemplu, clienții care se confruntă cu politici diferite de returnare de fiecare dată când vin, pot cultiva sentimente negative despre marca dvs. Cu toate acestea, clienții care știu la ce să se aștepte știu că pot conta pe afacerea dvs.
Protejați-vă afacerea
Un alt motiv pentru a scrie politici clare și proceduri clare este de a vă proteja compania de acțiuni în justiție. Un exemplu proeminent al acestui lucru este orientările disciplinare. Ar trebui să evidențiați așteptările angajaților, procesele disciplinare și atunci când va trebui să concediezi membrii personalului.
Urmați procesul dvs. de fiecare dată când un angajat vă încalcă politicile. Dacă trebuie să eliminați pe cineva de la personalul dvs., aveți posibilitatea să păstrați procesele de încheiere nelegale la terminare. Documentarea procesului vă dă dovadă că ați acționat în mod legal.
