Indiferent dacă aveți o companie mică sau o corporație mare, este important să stocați și să gestionați în mod corespunzător documentele create în cursul activității. Acestea pot include orice, de la fișierele digitale și declarațiile fiscale la contracte și rapoarte de proiect. Aici intră managementul documentelor și înregistrărilor. Scopurile sale principale sunt de a procesa informațiile înregistrate, de a îmbunătăți procesele generale de lucru și de a oferi o recuperare mai rapidă a datelor. Există mai multe tipuri de sisteme de gestionare a înregistrărilor, fiecare având caracteristici distinctive.
Ce este un sistem de gestionare a înregistrărilor?
Lipsesc chitanțele de afaceri sau facturile, documentele greșite și fișierele corupte sunt toate plângerile comune printre proprietarii de afaceri. Între 2005 și 2018, peste 22 de milioane de înregistrări au fost expuse în S.U.A. ca urmare a încălcărilor datelor. În plus, angajații își petrec jumătate din timpul în căutarea informațiilor legate de activitatea companiei lor. Mai mult de 26% spun că gestionarea datelor în organizațiile lor este oarecum haotică.
Întreprinderile mari și mici trebuie să își păstreze înregistrările pentru o anumită perioadă. Declarațiile privind cardurile de credit și bancar, de exemplu, ar trebui să fie stocate într-o locație sigură timp de cel puțin șapte ani. Același lucru este valabil și pentru documentele de pregătire a declarațiilor fiscale. Rapoartele privind contul de investiții, cecurile anulate și sumele de plată trebuie păstrate timp de cel puțin un an.
Ce se întâmplă dacă aceste documente sunt pierdute sau deteriorate? Imaginați-vă pornirea calculatorului pentru a vă da seama că a fost hacked. Dacă clădirea dvs. de birouri prinde foc, toate fișierele dvs. ar putea fi pierdute pentru totdeauna. Sigur, puteți păstra întotdeauna copii într-o altă locație, dar acest lucru ar implica mai mult spațiu și costuri mai mari.
Un sistem de gestionare a înregistrărilor, cunoscut și ca un sistem RMS, poate face totul mult mai ușor. Acest tip de software vă permite să stocați, să găsiți și să utilizați înregistrări oficiale ca dovadă a tranzacțiilor, a plăților și a altor operațiuni comerciale. Cele mai recente programe de gestionare a documentelor și înregistrărilor au funcții avansate precum instrumente de căutare, capabilități de scanare, instrumente de reținere și clasificare, funcții de urmărire a conformității și multe altele.
Gestionarea înregistrărilor nu numai că asigură că fișierele dvs. vor fi disponibile ori de câte ori aveți nevoie de ele, dar și că pot îmbunătăți fluxul de lucru și productivitatea în cadrul organizației dvs. Angajații vor putea să recupereze rapid datele, să proceseze informații, să identifice proprietarul fiecărei serii de înregistrări și să elimine datele redundante.
Software pentru gestionarea înregistrărilor pe bază de cloud
Cu un sistem de gestionare a înregistrărilor bazat pe cloud, aveți toate documentele într-un singur loc. Această soluție de stocare digitală funcționează ca un depozit pentru fișierele din cadrul organizației dvs., permițându-vă să le accesați oricând și oriunde. Este deosebit de util pentru companiile cu echipe îndepărtate, precum și pentru cele cu birouri în mai multe locații.
Acest tip de software RMS păstrează fișierele în siguranță și elimină necesitatea ca programele suplimentare să efectueze copii de rezervă de rutină. În plus, permite utilizatorilor să atribuie fișiere specifice altor membri ai echipei și să trimită notificări în timp real, decât să trimită e-mailuri înainte și înapoi. Deoarece datele sunt stocate pe serverele gazdei, este mai puțin vulnerabilă la atacurile cibernetice.
Enterprise Records Management Software
Organizațiile mari aleg opțional software-ul de gestionare a înregistrărilor întreprinderii. Aceste programe au capacități avansate și pot stoca, organiza și procesa cantități mari de date. Cu un sistem enterprise RMS, veți găsi mai ușor să gestionați înregistrările fizice și digitale, să urmăriți starea și locația fiecărui fișier și să transferați datele de la sistemele vechi la cel mai recent software.
Pentru cele mai bune rezultate, alegeți un program cu controale de acces securizate de utilizator, indexarea datelor în timp real și mecanisme de gestionare a eliminării. Un sistem fiabil RMS pentru întreprinderi vă permite să plasați înregistrări în așteptare, să efectuați căutări în text întreg și să importați înregistrări fizice și digitale în orice format din orice sursă. Aceste funcții vă pot eficientiza operațiunile și pot duce la o mai bună luare a deciziilor.
Aceste tipuri de software de gestionare a înregistrărilor pot fi detaliate în mai multe categorii. Sistemele de management al conținutului, sistemele de gestionare a documentelor și sistemele digitale de imagistică sunt doar câteva dintre ele. Ce alegeți depinde de nevoile și bugetul companiei dvs.
