Gestionarea înregistrărilor într-o afacere include clasificarea, stocarea, securizarea și păstrarea sau eliminarea înregistrărilor. Fotografiile, e-mailurile și fișierele sunt considerate ca înregistrări. Înregistrările sunt clasificate în funcție de funcția lor de afaceri. De exemplu, un fișier poate fi clasificat "activ" și poate fi situat în seria de rapoarte de progres. Seria însăși ar putea fi clasificată drept istoric sau fiscal.
legal
Gestionarea înregistrărilor joacă un rol vital pentru organizațiile care produc multe documente legale. Este important pentru existența unei corporații să se păstreze o bibliotecă de dosare juridice. Procesul juridic poate fi complicat dacă se ignoră gestionarea înregistrărilor. Documentația legală trebuie să fie ușor accesibilă dacă societatea este implicată într-un caz sau dacă apare o criză juridică.
Administrativ
Din perspectiva administrativă, un program de gestionare a înregistrărilor trebuie să identifice, să păstreze și să dispună înregistrările într-un mod logic și legal. În sistemele școlare, păstrarea și înregistrarea înregistrărilor pot include informații furnizate de instructori. Acest tip de informații include materialul prelucrat de un cuvânt sau un material prelucrat de cuvânt. Sunt incluse, de asemenea, scrisorile care au fost trimise elevilor și părinților.
Cercetare
Cercetarea de piață a unei companii, planurile strategice și planurile de afaceri sunt documente sensibile la timp. Modul în care sunt utilizate depinde de proiectele sau obiectivele organizației. Dacă o corporație dorește să pătrundă pe o piață nouă, ea se poate baza pe cercetarea primară sau secundară. Orice formă de material de referință poate juca un rol substanțial în eforturile de expansiune ale unei companii.
