Sistemele de gestionare a înregistrărilor de succes stochează în siguranță înregistrările și creează o metodă organizatorică pentru crearea, întreținerea, utilizarea și eliminarea înregistrărilor. Crearea și actualizarea continuă a ghidurilor de gestionare a înregistrărilor este esențială pentru menținerea integrității sistemului. Cu linii directoare pentru cerințele de informații, metode de introducere, termenele de stocare și de rezervă, reglementările de securitate și raportarea exactă, puteți crea un sistem eficient de gestionare a înregistrărilor.
informație
Elaborați linii directoare pentru ce tip de informații doriți și trebuie să stocați compania dvs. Acestea ar trebui să includă contracte, fișiere ale angajaților, documente de încorporare, înregistrări ale clienților, date de reglementare, înregistrări financiare și orice alte informații pertinente necesare afacerii. Compilați această listă consultând mai multe departamente pentru a asigura exhaustivitatea și conformitatea cu toate nevoile funcționale. Examinați lista finală împreună cu avocatul juridic al companiei dvs. pentru a verifica dacă informațiile necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale sunt incluse în instrucțiunile de stocare pentru gestionarea înregistrărilor.
Metode de introducere
Stabiliți o metodologie pentru intrarea înregistrărilor pentru fiecare tip de înregistrare. Înregistrările pot fi introduse manual, importate din sisteme complementare sau introduse printr-un sistem de scanare. Aceste metode de introducere ar trebui să fie fiabile și sigure. Pentru schimburile electronice, efectuați controale de concediere care asigură transferuri exacte. Pentru introducerea manuală, inițiați un sistem de verificări de calitate pentru a asigura precizia.
Depozitare
Desemnați termenele de stocare pentru fiecare tip de înregistrare introdus în sistem. Termenele ar trebui să ia în considerare obligațiile legale, constrângerile sistemului de date și funcționalitatea. Pentru înregistrările rare accesate, luați în considerare un sistem de stocare complementar care permite accesul ocazional la înregistrări. Aceste înregistrări pot fi comprimate pentru minimizarea nevoilor de stocare. Stocarea înregistrărilor departe de sistemul dvs. de înregistrări primare permite înregistrările frecvent utilizate să fie trase mai repede. Instrucțiunile de gestionare a înregistrărilor trebuie să includă proceduri de rezervă de rutină și, de preferință, stocarea duplicată în afara locațiilor a înregistrărilor critice.
Securitate
Un plan de securitate aprofundat este o parte esențială a planului dvs. de management al înregistrărilor. Înregistrează grupuri în grupuri care pot fi clasificate în funcție de securitate și alocă acces sigur, protejat prin parolă, la grupurile de angajați corespunzătoare. Acest control de securitate ar trebui să se aplice și aceluia care are acces la datele de intrare, efectuează întreținerea și utilizează sau distruge înregistrările. Examinați în mod regulat autorizația de securitate pentru a asigura respectarea obligațiilor companiei și a reglementărilor. Includerea certificării de securitate în noile proceduri ale angajaților și terminarea procedurilor angajaților.
rapoarte
Raportarea de rutină ar trebui să facă parte din sistemul dvs. de gestionare a înregistrărilor. Aceste rapoarte ar trebui să includă liste de utilizatori care au accesat date sensibile, orice schimbări în clearance-ul de securitate, raportarea erorilor pentru înregistrările incomplete și înregistrările care sunt supuse eliminării. Adăugați rapoarte pentru toate zonele de date critice.
