Numerarul este mai mult decât monedele și moneda în lumea afacerilor. De asemenea, include cecuri, tranzacții cu carduri de credit și comenzi de bani. Folosind tehnici de bună practică pentru manipularea numerarului, vă ajută să reduceți erorile și să asigurați responsabilitatea, chiar dacă cantitatea de numerar pe care o gestionați este scăzută. Prin crearea și implementarea controalelor de gestionare a numerarului, puteți crea un proces eficient de gestionare a plăților efectuate și a banilor pe care îi primiți.
Responsabilitatea în numerar
Urmăriți persoanele care au acces la numerarul unei companii și notați responsabilitățile de gestionare a numerarului fiecărei persoane. Trebuie să știți unde este în permanență banii companiei dvs. și să puteți identifica neregulile anumitor persoane. Puteți obține acest lucru asigurându-vă că fiecare plată are o chitanță de numerar emisă și înregistrată, oferind fiecărui client o chitanță și documentând transferurile. Un supraveghetor trebuie să aprobe întotdeauna tranzacțiile anulate sau rambursate și să verifice depozitele în numerar.
Dividing separat
Atunci când unul sau doi au responsabilitatea de a gestiona numerarul, există un risc mai mare de fraudă. Prin separarea sarcinilor de gestionare a numerarului între mai multe persoane, o singură persoană nu poate avea control asupra procesului de gestionare a numerarului. Au persoane fizice diferite să înregistreze plăți în numerar la evidența contabilă, să primească bani, să depună fonduri de depozit, să reconcilieze plățile în numerar în înregistrările contabile și să plătească facturile. Atunci când separați taxele de manipulare a numerarului, fiecare persoană este responsabilă față de ceilalți în procesul de gestionare a numerarului.
Reconcilierea în numerar
Când aveți în practică practici de reconciliere a numerarului, puteți confirma că angajații au înregistrat corect tranzacțiile cu numerar și au un sistem de verificări și solduri. Cel puțin trebuie să verificați lunar declarațiile dvs. bancare în funcție de încasările și depozitele în numerar. În plus față de înregistrarea plăților în numerar de îndată ce le primiți, numărați și echilibrați încasările dvs. în numerar în fiecare zi și comparați toate încasările cu depozitele de depozit. Pe lângă o reconciliere lunară programată, efectuați o verificare surprinzătoare a înregistrărilor contabile în fiecare lună.
Securitate
Ori de câte ori o afacere se ocupă de numerar, este important să păstrați banii și angajații în siguranță. Pentru a vă proteja activele financiare, întotdeauna efectuați verificări de fond asupra potențialilor angajați înainte de a vă extinde ofertele de muncă. Păstrați întotdeauna numerarul blocat într-un loc sigur și detaliați politica de gestionare a banilor în manualul angajaților. Limitați numărul persoanelor care au acces la numerar cât mai puține și dați numai parole și combinații personalului autorizat. În fiecare an sau ori de câte ori un angajat care gestionează numerar părăsesc compania, modificați toate combinațiile și parolele. Ori de câte ori un angajat contează numerar, ar trebui să o facă într-o locație pe care publicul sau clienții nu o pot vedea. Când luați bani dintr-un loc în altul, doriți să faceți un depozit sau dacă afacerea dvs. are un campus mare, utilizați sistemul amic. Reduceți întotdeauna cantitatea de numerar la afacerea dvs. peste noapte, astfel încât să nu suferiți o pierdere mare în caz de incendiu sau furt.
