Organizațiile care au un proces de gestionare a contractelor pot economisi timp și bani și, prin urmare, au un avantaj pe piață. În centrul unui proces de gestionare a contractelor sănătoase este o locație centrală unde toate limbile contractuale sunt ușor accesibile.
Analizați contractul
Revizuiți contractul pentru a vă asigura că acesta conține toate informațiile pertinente. Un contract solid definește în mod clar rolurile și responsabilitățile organizațiilor și persoanelor. Ar trebui să detalieze toate intervalele de timp și termenele limită, să identifice modul în care vor fi măsurate rezultatele și să stabilească clar modalitățile de plată.
Înțelegeți fundalul
Acordând timp pentru a discuta în cadrul organizației rolul furnizorului de servicii și relația care sa dezvoltat va ajuta la definirea termenilor contractului. Dacă este necesar, întâlniți-vă cu furnizorul de servicii pentru a identifica problemele rămase. O relație solidă cu furnizorul de servicii poate ajuta la formarea unui contract care să fie benefic pentru ambele părți.
Stabilește protocoalele de monitorizare
Asigurați-vă că există sisteme care să asigure colectarea datelor, monitorizarea termenelor, raportarea performanțelor și organizarea contabilității. Procedurile bine definite economisesc timp și bani.
Obțineți documentația necesară
Este esențial, la începutul unui contract, să se identifice toate licențele și documentele necesare, să se confirme că toate informațiile sunt actualizate și să se împărtășească aceste informații furnizorului de servicii.
Informați toate părțile
Membrii echipei de management al contractelor și alți actori implicați ar trebui să fie informați inițial despre responsabilitățile lor în procesul de contractare. Responsabilitățile pe întreaga durată a contractului trebuie să fie clar evidențiate astfel încât toți membrii echipei să-și înțeleagă responsabilitățile.
Gestionați problemele
Atunci când contractul este semnat, toate problemele nerezolvate ar trebui tratate astfel încât să nu provoace probleme pe durata contractului. Problemele nerezolvate la momentul semnării contractului trebuie scrise și soluția și termenul stabilit. Acesta este, de asemenea, un moment potrivit pentru identificarea elementelor contractuale care vor fi lăsate pentru dezvoltarea ulterioară. Orice element care necesită o variație a contractului inițial trebuie înregistrat și administrat cu grijă.
Evaluați tranziția
O fază de tranziție va fi prezentă în unele contracte. La sfârșitul acestei etape, părțile ar trebui să se întâlnească pentru a evalua performanța generală a contractului. În unele cazuri, perioada de tranziție este atunci când detaliile finale ale contractului sunt încheiate; în aceste cazuri, o evaluare aprofundată a perioadei de tranziție este critică. Acesta este și timpul pentru a stabili aranjamentele contractuale, cum ar fi resursele care vor fi necesare.
Evaluați performanța
Gestionarea performanței ar trebui să fie continuă pe tot parcursul contractului. Evaluarea continuă a datelor privind performanța, continuarea activității și corectarea a ceea ce nu este, vor contribui la restabilirea termenilor contractuali în beneficiul tuturor părților.
Gestionați variațiile
Toate contractele trebuie să includă dispoziții pentru variații, care ar trebui să fie permise numai în anumite situații. Modificările contractelor ar trebui definite întotdeauna în scris printr-un amendament formal. Trebuie să existe un proces standard de gestionare a modificărilor pentru toate variațiile.
