O analiză organizațională poate consta în analizarea funcțiilor dvs. de afaceri, a structurii angajaților, a proceselor de operare sau a unei combinații a acestora. Pentru proprietarii de întreprinderi mici, o revizuire organizațională eficientă include examinarea structurii și performanței departamentelor sau a zonelor funcționale și revizuirea angajaților din fiecare zonă.
Examinați structura funcțională a afacerii
Pentru a începe analiza organizațională, stabiliți ce tip de structură organizațională aveți. Multe întreprinderi mici încep cu o structură plană, care constă din proprietar și câțiva angajați-cheie care lucrează împreună pentru a gestiona operațiunile de producție, marketing, vânzări, financiare și umane ale companiei. Nu există administratori, proprietarul să ia toate sau majoritatea deciziilor importante. Această structură nu are straturi de angajați, cum ar fi directori, manageri și coordonatori. O structură funcțională vă împarte organizația în funcție de sarcini, cum ar fi contabilitatea, resursele umane, producția, marketingul și vânzările. Companiile cu această structură creează departamente cu manageri dedicați și o ierarhie a angajaților. Pentru a supraveghea aceste departamente și managerii acestora, întreprinderile ar putea crea un "Suite C", care să fie alcătuit dintr-o echipă de conducere cu un director executiv, director executiv și director financiar. Companiile mai mari au structuri mai complexe, inclusiv organizațiile matricale și divizionale, pentru a gestiona mai mulți angajați, departamente, divizii și chiar companii diferite care operează sub o companie umbrelă.
Examinați graficul organizației
Odată ce ați determinat tipul de structură organizațională pe care o aveți, uitați-vă la organigrama dvs., care este o diagramă a pozițiilor angajaților dvs. care arată unde lucrează, cine muncește și cine și "pole-ul totem" al afacerii dvs. Comparați diagrama org cu structura organizațională pentru a stabili dacă pozițiile dvs. se aliniază efectiv cu diferitele funcții de care aveți nevoie. De exemplu: Vânzătorii dvs. raportează managerului de marketing sau vice-versa și ce beneficii / probleme generează acest lucru? Managerul dvs. de producție supraveghează managerul dvs. de distribuție sau lucrează independent?
Analizați procesele și procedurile
Acum că ați examinat zonele dvs. funcționale și angajații lor în cadrul acestora, evaluați procesele și procedurile pe care afacerea dvs. le utilizează pentru a lua produsele și serviciile de la concept la livrare.Examinați nu numai procesele pe care fiecare departament le utilizează pentru a-și desfășura activitatea, ci și interacțiunea dintre departamente. De exemplu, aveți un sistem fără probleme pentru vânzătorii care intră în comenzi, departamentul de contabilitate efectuând apoi verificări de credit și aprobând noi clienți, comenzile dvs. de umplere și de expediere a depozitelor și departamentul dvs. de contabilitate trimițând facturi?
Revedeți financiar
Dacă nu aveți un buget principal, creați unul pentru a determina impactul operațiunilor pe linia de jos. Un buget principal este un instrument financiar care integrează bugetul dvs. anual, registrul general, situațiile fluxurilor de trezorerie, situațiile de profit și pierderi, rapoartele privind bilanțul și conturile de încasat. Listați domeniile dvs. majore de cheltuieli, cum ar fi forța de muncă, materialele, administrarea sau marketingul. Determinați dacă le puteți reduce printr-o structură organizațională îmbunătățită sau prin realinierea personalului sau prin procese și proceduri mai bune. Clasificați-vă sursele de venituri și centrele de profit și determinați dacă modificările organizaționale sau de personal vă pot îmbunătăți performanța în aceste domenii.
Faceți recomandări
După ce ați analizat structura dvs. de afaceri, organigrama, procesele și procedurile, listați zonele de îmbunătățire și faceți sugestii. Faceți cunoștință cu fiecare șef de departament individual pentru a vă revizui constatările. Folosind feedback-ul managerilor, țineți o întâlnire de grup a managerilor dvs. pentru a discuta despre constatările dvs. și pentru a le solicita informațiile. Spuneți-le obiectivele dvs., cum ar fi reducerea costurilor generale sau de producție, scăderea deșeurilor, creșterea vânzărilor sau reducerea timpilor de transport, a returnărilor sau a reclamațiilor clienților. Utilizați feedbackul echipei pentru a vă crea raportul final și recomandările.
