Un sistem de inventariere este vital pentru controlul costurilor de achiziție și îndeplinirea obiectivelor serviciului clienți. În timp ce un program electronic de gestionare a inventarului este un instrument util de administrare, cheia pentru un sistem bun constă în puterea procedurilor pe care le creați. Unele dintre cele mai importante elemente dintr-un sistem bine dezvoltat sunt descrierile articolelor, un sistem de numerotare, unitățile de măsură standard și etichetarea exactă a articolelor.
Descrieri și numere de articole
Creați o listă de stocuri care include o descriere și un număr unic de patru până la opt caractere pentru fiecare element. O bună practică pentru a crea o descriere este să începeți cu un substantiv și apoi să folosiți adjective în ordinea descrescătoare a importanței pentru a descrie elementul. Descrieri precum "ceașcă, cafea, mare, maro", "ceașcă, cafea, mediu, alb" și "ceașcă, cafea, mici și albe" sunt câteva exemple. Numerele de articole ar trebui să identifice pur și simplu, să nu descrie un element. Cu toate acestea, aveți posibilitatea să includeți câteva litere din descriere la începutul numărului de element, pentru a ușura căutarea articolelor. De exemplu, este posibil să utilizați numărul "CUC101" pentru a identifica o ceașcă de cafea și numărul "CUS101" pentru a identifica o ceașcă de sifon.
Decideți asupra unităților standard de măsură
Creați o listă a unităților de măsură aprobate pentru a clarifica listele de alegere și rapoartele privind inventarul. Pentru majoritatea companiilor, măsurile implicite sunt unitățile în care achiziționați de obicei un element. Unitățile comune sunt abrevieri pentru termeni cum ar fi fiecare, piesă, picior, kilograme sau galoane. Instrucțiunile privind cele mai bune practici vă recomandă să alegeți o abreviere și să aplicați în mod consecvent atât ortografia, cât și aspectul.
Stabilirea numelor de locație
Locațiile atribuite pot ușura găsirea articolelor în orice cameră de depozitare sau depozit, indiferent cât de mare este. Dacă stocați elemente în mai mult decât locația, dați fiecărei locații un nume sau un cod, cum ar fi "M" pentru depozitul principal și "S" pentru stocarea excedentară. Apoi împărțiți camera în secțiuni și dați fiecare un nume unic. De exemplu, secțiunile pot corespunde unui număr de culoare. Finalizați această sarcină identificând locațiile pentru rafturi pentru anumite articole de inventar. Compania Clearly Inventory Company recomandă utilizarea unui sistem de numerotare în care cel mai mic număr corespunde celui mai înalt raft și coboară spre podea. De exemplu, o etichetă precum "M-2-4" vă spune că un articol se află pe cel de-al patrulea raft în culoarul doi al depozitului principal.
Etichetarea și stocarea inventarului
Creați o etichetă pentru fiecare element de inventar care corespunde listei stocurilor pe care ați creat-o. Desfășurați un inventar fizic pe măsură ce etichetați, stocați și introduceți elemente, unități de măsură și informații despre locație într-o bază de date de inventar. Imprimați și primiți documente din baza de date și folosiți-le pentru a actualiza baza de date și a crea rapoarte de inventar.
