Controalele interne oferă un sistem de verificări și balanțe care funcționează pentru a preveni erorile de introducere, intenționate sau neintenționate de date, fraudă și furt. Un sistem de control intern puternic trebuie să garanteze că nici un singur angajat sau grup de angajați nu deține prea mult control sau influență asupra fluxurilor de trezorerie, a datelor financiare, a stocurilor și a altor active ale întreprinderii. Segregarea sarcinilor cât mai mult posibil este una dintre cele mai bune modalități de a vă proteja afacerea.
Sarcini incompatibile separate
Segregarea completă a sarcinilor separă funcțiile incompatibile - sarcinile sau activitățile care oferă ocazia ca unul sau mai mulți angajați să comită și să ascundă erori, fraudă sau furt. Institutul de Auditori Interni identifică custodia activelor, autorizațiilor și aprobărilor, înregistrarea și raportarea ca fiind cele trei categorii-cheie ale taxelor incompatibile. Conform AII, responsabilitățile privind fluxul de lucru ar trebui să împiedice orice persoană să aibă acces și responsabilitate pentru contabilizarea activelor financiare și fizice.
Prevenirea furtului și a fraudei
Salarizarea și achiziționarea sunt două domenii care necesită segregarea sarcinilor. În departamentul de salarizare, împiedicați angajații fantomă - cineva înregistrat pe sistemul de salarizare, dar care nu lucrează pentru dvs. - asigurându-vă că persoana responsabilă cu colectarea și menținerea informațiilor personale și financiare ale angajaților nu procesează, de asemenea, salarii. Protejați împotriva achizițiilor neautorizate sau a favoritismului vânzătorului separând ordinele de intrare și de autorizare.
Reduceți erorile
Segregarea sarcinilor poate ajuta la reducerea erorilor neintenționate care vă afectează linia de jos. Numirea unui lider de echipă sau a unui supraveghetor pentru a examina și compara tranzacțiile cu documentele justificative, cum ar fi compararea cardurilor de timp ale angajaților cu un raport de salarizare, este un exemplu comun. La fel ca introducerea ordinelor și îndatoririle de autorizare împotriva cazurilor de furt și fraudă, separarea acestor sarcini - și solicitarea persoanei cu responsabilități de autorizare de a verifica totalurile - pot, de asemenea, să reducă erorile de introducere a datelor.
Considerații privind întreprinderile mici
Întreprinderile mici, cu doar câțiva angajați sau cu un buget strâns de angajare, nu pot obține întotdeauna o segregare completă. În acest caz, controalele atenuante sunt esențiale. Chiar dacă controalele compensatorii sunt mai degrabă "detective" decât preventive, ele pot oferi încă asigurări rezonabile că departamentul îndeplinește obiectivele de reducere a riscurilor. De exemplu, revizuirea rapoartelor zilnice și săptămânale, efectuarea de taxe rotative în mod regulat, efectuarea de verificări neanunțate la fața locului a tranzacțiilor financiare sau a unui inventar fizic anunțat și planificarea auditurilor interne bi-anuale sunt controale bune ale detectivilor.
