Dacă cumpărați bunuri sau servicii de la un vânzător, probabil că aveți un interes în tranzacțiile dvs. lunare cu acele companii. Același lucru este valabil și pentru toți clienții care cumpără bunuri sau servicii de la dvs. ca proprietar de afaceri. Pentru a furniza o evidență detaliată a activităților lunare ale unui client sau client, multe companii oferă o declarație de cont. Deși unele companii le trimit în continuare, ele pot fi de asemenea furnizate prin e-mail sau prin intermediul unui portal web. Documentul servește ca o curtoazie, ajutând clienții dvs. să-și echilibreze propriile cărți.
sfaturi
-
O declarație de cont este un document care arată unui client o contabilitate a fiecărei tranzacții într-un anumit ciclu de facturare.
Ce este o declarație de cont?
O declarație de cont oferă o listă a tranzacțiilor unui client pentru un interval de timp desemnat. Similar cu extrasul de cont pe care îl primiți pentru propriile tranzacții financiare, o situație de afaceri a contului detaliază datele de începere și de încheiere, soldul inițial, soldul final și toate debitele și creditele care au avut loc între aceste două date.
În general, firmele trimit numai o declarație de cont clienților care au un cont și au semnat acordurile corespunzătoare. În funcție de preferințele dvs. personale, puteți decide să trimiteți numai declarații de cont celor care au avut activitate într-o anumită lună. Acest lucru este deosebit de benefic dacă aveți niște clienți care nu cumpără de la dvs. în fiecare lună. Acesta vă va economisi cheltuiala suplimentară de a trimite declarații cu zero solduri.
Formatarea unei declarații de cont
Dacă nu ați întocmit o declarație de cont, este posibil să nu știți cum să îl formatați. Vestea bună este că există o mulțime de șabloane disponibile pentru a vă ajuta, inclusiv unele din Microsoft Word. Pur și simplu trebuie să aveți în partea de sus cuvântul "declarație de cont" și să includeți numele și adresa clientului sub "la" și numele și adresa dvs. sub "de la". Veți detalia apoi fiecare tranzacție care a avut loc în timpul lunii, inclusiv toate achizițiile și creditele și păstrarea unui sold de funcționare în coloana din extrema dreaptă pe măsură ce mergeți. În partea de jos, ar trebui să existe o sumă totală datorată enumerată, precum și instrucțiuni privind modul de plată.
În cazul în care clientul dvs. este facturat automat, asigurați-vă că faceți acest lucru clar în declarație. Aceasta este o declarație numai informativă. Clienții dvs. se pot confrunta cu o serie de facturi și declarații și nu au timp să-și sorteze propriile înregistrări pentru a determina dacă au plătit încă sau nu. Dacă trebuie să atașați o factură în partea inferioară pentru a evita tipărirea unor declarații separate pentru cei care au efectuat o plată automată, asigurați-vă că notați în factura respectivă că plata va fi debitată pentru a evita plățile duplicate.
Ce este o declarație bancară și scopul acesteia?
Atunci când întreprinderile emite declarații de cont, ele fac adesea ca o comoditate pentru clienți, chiar dacă acestea costă în plus, în special dacă le trimiteți prin poștă. Eficiența costurilor acestui tip de curtoazie poate fi discutabilă dacă nu o puteți lega direct înapoi la creșterea numărului de clienți care plătesc facturile la timp. Dacă primesc în permanență o notificare despre tranzacțiile lor, împreună cu o factură care le face ușor să plătească, aceștia pot să plătească mai degrabă o plată decât să o deconecteze până când își pot verifica ceea ce au cumpărat în luna precedentă.
La capătul clientului, scopul unei declarații de cont este de a face ușor contabilitatea. Clienții dvs. au probabil un flux de facturi venind în fiecare lună, ceea ce înseamnă că este al tău. Informațiile furnizate de dvs. pot fi ușor comparate cu cărțile proprii. Odată cu evoluția anului, aceștia vă pot arunca o privire asupra datelor istorice legate de afacerea pe care o fac cu dvs. și folosiți informațiile pentru a stabili previziunile bugetare viitoare.
Exemple de exemple de cont
Cel mai bun exemplu al unei declarații de cont este extrasul de cont pe care îl primiți în fiecare lună. Veți obține acest lucru pentru toate conturile dvs., inclusiv conturile bancare personale, toate conturile de investiții pe care le dețineți, cardurile de credit și conturile financiare ale afacerii proprii. De obicei are o dată de începere la sfârșit, un sold de început, un sold final și un jurnal al tuturor tranzacțiilor care au avut loc în acel interval de timp.
Ca și în declarația de cont a companiei dvs., extrasul de cont bancar poate fi trimis prin poștă în formă de hârtie sau poate fi vizualizat online. Dacă este legată de cardul de credit, probabil veți vedea o factură în partea inferioară a extrasului de cont, care include suma pe care ar trebui să o plătiți și data scadentă. Spre deosebire de declarațiile de cont, declarația dvs. bancară poate apărea chiar dacă nu ați efectuat tranzacții pentru această lună.
Obiectivele unei declarații bancare
Scopul unei declarații bancare este transparența. Clienții doresc să vadă toate tranzacțiile înregistrate în conturile lor pe tot parcursul anului. Înainte de tranzacționarea online, clienții au urmărit tranzacțiile într-un registru de verificare și au reconciliat suma în momentul în care declarația lunară a venit prin poștă. Dacă au uitat să înregistreze o tranzacție, l-ar vedea în declarație și ar fi capabili să remedieze rapid eroarea. În mod similar, întreprinderile au ținut, de asemenea, evidența tranzacțiilor lor financiare în registre pe suport de hârtie și au verificat dublu sumele cu declarația lunară.
Tehnologia a schimbat toate acestea. Acum, companiile și persoanele fizice se pot conecta în permanență și pot vedea cele mai recente informații despre tranzacții. Nu este nevoie să păstrați o notă de alergare, dar dacă doresc cu adevărat să rămână la curent, ei își pot configura conturile pentru ai avertiza de fiecare dată când se întâlnește o nouă tranzacție. Pentru companii, software-ul contabil și de contabilitate face ușor să mențină o imagine de ansamblu constantă a tuturor cheltuielilor de afaceri.
Care este diferența dintre facturare și facturare?
Deoarece declarațiile de cont pot include o factură în partea de jos, pot fi ușor confundate cu factura sau factura. S-ar putea să observați că factura dvs. lunară de cablu, de exemplu, conține informații despre diferitele taxe, în timp ce includeți și o notă de rupere în partea de jos pentru a vă retrage plata dacă nu plătiți în mod electronic. Acesta este un proiect de lege, mai degrabă decât o declarație de cont, deoarece nu detaliază fiecare tranzacție care a apărut în contul dvs. în timpul perioadei de raportare.
Cu toate acestea, diferența dintre facturi și facturi poate fi și mai subtilă. Termenii sunt adesea utilizați interschimbabil, dar diferența este în modul în care destinatarul se referă la ei.O afacere cere adesea o factură, care este un document care evidențiază îndatorarea unei persoane față de alta. Este rar să vedeți că o persoană își cheamă factura pe cablu o factură, iar atunci când ajunge în poștă, este, de obicei, etichetată ca o factură, în timp ce o factură în general se face cu un antet care citește "factura".
O altă diferență între cele două este că o factură poate fi văzută ca o formă de credit. Clientul are o anumită perioadă de timp pentru a plăti după ce cererea de produs sau serviciu a fost îndeplinită. Un proiect de lege, pe de altă parte, se datorează unui termen foarte strict. Dacă primiți o factură după cină într-un restaurant, acest termen este imediat. Cu toate acestea, factura dvs. pentru apă ar putea fi numită din punct de vedere tehnic o factură, deoarece puteți avea până la câteva săptămâni să o plătiți, ceea ce înseamnă că compania de utilități vă extinde creditul ca client recurent. Aici diferența dintre cele două poate fi tulbure.
Cât timp este un ciclu lunar al declarației?
Declarațiile de conturi urmăresc un ciclu de facturare, care depinde de preferințele întreprinderii care le emite. Un ciclu de facturare este definit ca perioada de timp dintre o dată de la o declarație la alta. Există un început și un sfârșit clar pentru fiecare ciclu de facturare, cu noul ciclu lovind-o de îndată ce cel precedent este complet. Dacă declarațiile sunt trimise clienților, în general nu vor fi în mâinile lor în ziua în care ciclul se încheie, dar datele de început și sfârșit ale ciclului sunt în general tipărite pe acesta.
Ciclurile de contabilitate tind să respecte standardele din industrie, astfel încât acestea ar putea ajuta la căutare în jur. Ciclurile dvs. de facturare pot varia de la 20 la 45 de zile, însă ar putea fi mai ușor să setați ciclul contului dvs. de cont în intervalul de 30 de zile. De asemenea, puteți alege să urmați un ciclu de facturare lunar pentru a vă trimite declarațiile de cont, ceea ce înseamnă că vor începe fie în prima zi a lunii, fie în ultima zi a lunii.
Tratarea plăților întârziate
Din nefericire, ocazional, va fi cel puțin un client care intră târziu în efectuarea plăților. Puteți trimite notificări târzii sau chiar să ridicați telefonul și să sunați, dar de multe ori în acel eveniment, poate apărea o declarație de cont. Clientul dvs. poate doriți să vedeți exact ce sunt taxele. De asemenea, puteți afla că sunteți trimis la un alt departament, unde acești profesioniști doresc un rezumat al articolelor care nu au fost încă plătite.
În cazul în care contul încă nu este plătit pentru o perioadă lungă de timp, va deveni necesar să se transforme factura în colecții. O declarație de cont poate fi utilizată pentru a detalia exact ce se datorează faptului că este predat serviciului terță parte care va încerca să colecteze. Va trebui, de asemenea, să discutați cu privire la interesul pentru plățile restante, așa cum este evidențiat în factura dvs. sau în contractul inițial pe care l-ați semnat cu clientul. Dacă vreodată trebuie să luați pe cineva în instanță, o declarație detaliată a tuturor tranzacțiilor va fi esențială.
Declarații electronice de cont
Clienții se bazează din ce în ce mai mult pe comunicațiile electronice pentru tot, inclusiv facturile și extrasele bancare. Puteți să trimiteți prin e-mail declarația dvs. de cont fiecărui client la data stabilită și este posibil să fie mulțumiți de asta. Cu toate acestea, unele companii au considerat că este mai eficient să înființeze un portal online. Toți clienții obișnuiți vor avea posibilitatea de a configura un nume de utilizator și o parolă. Aceștia se pot conecta ori de câte ori doresc să acceseze informații actualizate ale contului, să solicite produse sau servicii, să obțină ajutor cu privire la o problemă și multe altele.
Cel mai mare aspect negativ al unei abordări portal este faptul că necesită efort suplimentar la sfârșitul clientului pentru a stabili un profil și nu uitați să vă conectați. Dacă aranjați lucrurile în acest fel, ar putea fi de ajutor pentru a vă asigura că clienții vor fi alertați ori de câte ori un element nou este postat. Dacă acest lucru nu este posibil, o abordare electronică pe bază de e-mail a declarațiilor de cont poate funcționa mai bine.
Declarații de securitate a contului
Băncile dau seama că furtul de identitate este o preocupare reală pentru membrii lor și iau măsuri pentru a păstra informațiile cât mai sigure. Pentru companii, aceeași curtoazie ar trebui să se aplice tuturor declarațiilor de cont pe care le trimiteți clienților noștri. Luați în considerare mintea unui criminal și asigurați-vă că, dacă proiectul de lege nu se termină în mâinile greșite, informațiile incluse nu sunt suficiente pentru a comite furtul de identitate.
Acest lucru se aplică și în cazul oricăror declarații electronice pe care le emiteți. Dacă îi trimiteți e-mail clienților să le spună că afirmațiile lor sunt acum disponibile, imaginați-vă o terță parte care obține accesul la acel e-mail. Există suficiente informații pentru o fraudă de identitate? Dacă trebuie să retrimiteți parola unui client, nu trimiteți parola în formularul de e-mail. În schimb, trimiteți-le un link pe care îl pot utiliza pentru a configura o nouă parolă și ia în considerare necesitatea identificării informațiilor pentru oricine are nevoie de o resetare. Puteți cere să știe numele titularului contului, adresa străzii, numele de familie al mamei sau alt tip de verificator.
