Comunicarea externă este modul în care o afacere sau o organizație comunică cu cei din afara structurii organizaționale. Aceasta variază de la clienți și clienți, până la furnizori de utilități și parteneri de afaceri, la entități de colectare a fondurilor și, în principiu, la oricine nu se află în salariul companiei. O bună comunicare externă este la fel de importantă ca o comunicare internă bună, deci trebuie acordată o atenție specială asigurării faptului că cei din afara companiei primesc aceeași îngrijire și respect ca și cei din cadrul companiei.
Obțineți feedback extern. Feedback-ul se referă la rapoartele făcute societății de către toate sursele externe care prezintă punctele forte și punctele slabe în capacitatea dvs. de a furniza servicii și produse. Dacă clienții solicită să se plângă sau oferiți clienților anchete care vă evaluează performanța sau folosiți altă metodă, feedbackul va evidenția lacunele în capacitatea dvs. de comunicare.
Adresați-vă aspectelor de comunicare externă pe care le găsiți. S-ar putea să constatați că clienții simt că nu sunt tratați cu respect sau că li se dă alergări de către reprezentanții companiei. S-ar putea să constatați că serviciul dvs. de e-mail este etichetarea greșită a e-mailurilor de la clienți ca spam, astfel încât cererile și întrebările să nu fie primite. Există sute de probleme potențiale de comunicare externă. Odată ce aflați exact ce cauzează o comunicare necorespunzătoare, puteți continua.
Creați o soluție pentru problemele de comunicare externă. De exemplu, dacă clienții raportează că reprezentanții folosesc prea mult jargon tehnic, atunci antrenează reprezentanții să spargă lucrurile cât mai simplu. Dacă clienții dvs. raportează că serviciul dvs. de telefon nu funcționează, reparați-l și configurați-l pentru a fi cât mai ușor de navigat cu putință. În cazul în care clienții online doresc mai multe informații, actualizați-vă site-ul și, probabil, oferiți-le o modalitate de a urmări ordinele sau de a primi ajutor instant de la un reprezentant. Oricare ar fi soluția, ar trebui să abordeze preocuparea și să prezinte o soluție corectă.
Obțineți feedback cu privire la soluția pentru problema dvs. de comunicare externă. Trebuie să obțineți sentimentele celor afectați de soluție pentru a vedea dacă a rezolvat sau nu problema, atât pentru angajații companiei dvs., cât și pentru reprezentanții externi care participă la procesul de comunicare externă.
