Un plan de achiziții publice de proiecte descrie și documentează toate achizițiile de la furnizori externi care vor fi necesare pentru a susține nevoile unui anumit proiect. Un proiect poate necesita calculatoare, hârtie sau alte materiale, în funcție de natura proiectului. Descrierea nevoilor proiectului și a modului în care vor fi achiziționate bunurile vor permite o planificare bugetară adecvată și o planificare adecvată. Un bun plan de achiziții va oferi, de asemenea, măsuri specifice privind inițierea și executarea achizițiilor. Astfel, toate ofertele vor fi acordate în mod echitabil și sunt în interesul companiei.
Definiți cerințele planului. Includeți toate obiectivele planului. De exemplu, obținerea de bunuri de la cei mai buni furnizori la cel mai mic cost.
Listează echipa de achiziții. Această listă va include toate părțile care vor fi incluse în deciziile de achiziții publice. Includeți numele și informațiile de contact pentru fiecare persoană sau grup.
Documentați justificarea pentru achiziție. Includeți motivele pentru care sunt necesare consumabilele și modul în care acestea vor fi utilizate. Identificați elementele care vor fi achiziționate pe durata de viață a proiectului. Includeți cantitatea de articole necesare.
Construiți o linie de timp care să identifice toate achizițiile care vor fi efectuate pe durata proiectului. Achiziționarea de bunuri în vrac sau în anumite momente ale anului poate duce la economii. Includeți aceste specificații ca parte a liniei de timp.
Definiți procesul de selectare a furnizorului. Acestea includ toți pașii necesari pentru a obține sumele licitate. Determinați un număr minim de oferte care vor fi obținute înainte de a selecta un furnizor. Listează orice contract sau condiții de plată care trebuie convenite înainte de a selecta furnizorul.
Creați o listă de sarcini care ar trebui întreprinse pentru a achiziționa un element. Identificați toate documentele care trebuie completate pentru a procesa o comandă de achiziție. Comenzile de cumpărare ar putea fi necesare pentru a fi autorizate de conducere.
sfaturi
-
Revizuiți periodic planul de achiziții publice. Modificările termenilor furnizorilor și ale altor factori de pe piață pot avea un impact pozitiv sau negativ asupra planului. Ajustați planul pentru a se potrivi cel mai bine nevoilor afacerii.
