Funcția de control al documentelor are responsabilitatea de a gestiona fluxul și stocarea documentelor într-o organizație prin diverse funcții și procese. Printre acestea se numără menținerea fișierelor și utilizarea procedurilor adecvate de distribuție și revizuire, după cum se arată la Siliconfareast.com.
Sistemul Bibliotecii
Funcția de control al documentelor are rolul de a menține în mod corespunzător procedurile interne ale bibliotecii, astfel încât să aibă loc accesul adecvat al personalului, dar locația documentației oficiale rămâne cunoscută în orice moment.
Depozitare / Depunerea
O altă activitate cheie a funcției de control a documentelor este aceea de stocare și depozitare a documentelor pentru a asigura accesibilitatea corespunzătoare a tuturor fișierelor necesare.
revizuiri
Funcția de control al documentelor are, de asemenea, responsabilitatea de a se asigura că documentația aprobată oficial devine revizuită numai în contextul proceselor și al aprobărilor corespunzătoare. Acest lucru poate implica un sistem de cereri de modificare a documentelor (sau proiectelor) (DCR) care necesită semnături desemnate înainte ca un document aprobat anterior să poată efectua modificări suplimentare.
Flux de lucru
Personalul de control al personalului efectuează, de asemenea, activități care vizează asigurarea unui flux de lucru eficient, de exemplu prin atribuirea de documente personalului clerical sau secretarial adecvat pentru activități precum procesarea sau scanarea textului.
Urmărirea
Funcția de control al documentelor urmărește, de asemenea, producerea în timp util a documentelor prin procesul global de flux de lucru, cum ar fi prin utilizarea listelor de vârstă care indică faptul că documentele au petrecut prea mult timp prin procesul de flux de lucru.
