Conturile de plătit reprezintă o parte esențială a înregistrărilor dvs. financiare și pot fi supuse fraudelor fără o reconciliere și o supraveghere atentă. Procedurile de audit care pot fi plătite în conturi solide pot asigura precizia și actualitatea plăților facturii. Procedurile de audit cele mai bune pentru conturile plătibile permit un amestec de controale zilnice, controale interne de rutină și proceduri de audit extern.
Proceduri de rutină
Conturile plătibile ar trebui să fie echilibrate zilnic pentru a reconcilia plățile cu înregistrările înregistrate. Orice discrepanță între suma totală plătită și totalul înregistrat trebuie examinată și reconciliată imediat. Supravegherea administrativă a fiecărei persoane implicate în conturile plătibile ar trebui să fie strictă și ar trebui să includă monitorizarea de rutină a activităților. Managerii trebuie să fie instruiți să urmărească orice semne de abatere de către angajații care trebuie plătiți.
Procedurile de deconectare care contribuie la stabilirea unei piste de audit ar trebui adoptate. Aceste semne trebuie să includă revizuirea gestionării reconcilierilor zilnice, rapoartele lunare de discrepanță și semnăturile individuale pentru tranzacții mari, pentru a se asigura că toate informațiile sunt corecte.
Controale interne
Controalele interne pentru conturile de plătit ar trebui să includă cerințele de semnătură în funcție de sumele plăților. Luați în considerare implementarea mai multor niveluri de cerințe privind semnătura. De exemplu, ați putea solicita semnarea unui manager de contabilitate pentru articolele de peste 5.000 de dolari, o semnătură executivă pentru articole de peste 10.000 $ și cerința dublă de semnătură pentru plăți de peste 25.000 $. Potriviți cerințele dvs. de semnătură la totalul veniturilor și susceptibilitatea afacerii dvs. la fraudă pentru beneficii maxime.
Stabiliți procedurile de control de rutină pentru conturile de plătit. Includeți controale la fața locului privind plățile individuale pentru a vă asigura acuratețea. De exemplu, examinați cinci datorii în fiecare zi și verificați sumele de plată și informațiile despre beneficiar și asigurați-vă că înregistrările contabile au fost completate corect.
În timpul procedurilor de închidere a conturilor la sfârșitul unei luni sau al unei perioade financiare, includeți procedurile de semnare pentru toate operațiunile care trebuie plătite în cont, inclusiv sumele sumare și reconcilierile contului. În plus, păstrați un raport de funcționare care monitorizează nivelurile de plată din procesarea de plăți a conturilor. Dacă nivelurile de plată cresc sau scad brusc, o investigație automată a cauzelor poate duce la apariția unor probleme potențiale.
Audituri externe
Majoritatea auditurilor externe includ conturi de plătit ca zonă de testare. Auditurile externe ar trebui să ia o evidență detaliată a conturilor și să trateze totalurile din detalii prin toate înregistrările contabile la suma rezumativă și să includă retragerile bancare. Selectați elementele selectate pentru testare în profunzime. Selectați beneficiarii care ar trebui să fie contactați pentru a verifica primirea plăților. În plus, reconcilierile de rutină trebuie revizuite pentru acuratețea și procesarea logică. Orice reconcilieri cu discrepanțe mari ar trebui investigate complet.
Auditurile externe ar trebui să testeze datoriile neînregistrate. Luați în considerare selectarea tuturor facturilor peste un prag specificat și selectarea aleatorie a facturilor de rutină pentru o examinare detaliată. Uită-te la înregistrările de plată, credite pentru returnari, bunuri primite, dar nu facturate, și orice conturi specifice facturii. Asigurați-vă că fiecare factură este înregistrată corect în perioada de timp corectă. Examinați contul pentru a vedea dacă a fost înregistrat ca o datorie sau dacă a fost exclus în mod corespunzător din perioada de timp.
