Multe întreprinderi care nu sunt în numerar poartă conturi de încasat în cărțile lor. Acestea sunt sumele pe care clienții le datorează firmei și sunt de obicei recunoscute ca venituri în contul de profit și pierdere. Acest proces poate fi o provocare și adesea se primesc bani care nu pot fi aplicați cu ușurință unui cont de client. Procedurile din acest domeniu specifică tehnicile pentru a face acest lucru mai raționalizat și mai puțin consumator de timp.
Procedura 1: Fonduri de depozit
Depuneți toate cecurile și numerarul primite, chiar dacă acestea nu pot fi identificate cu clienții în sistemul de conturi de încasat. Procesați și plățile prin card de credit. Ați putea face o notă în fișa de depozit privind cecul neidentificat pentru a documenta situația. Copiile de depuneri de depozit sunt de obicei disponibile online, dar nu și articolele de depozit. Faceți copii ale elementelor care nu pot fi identificate imediat și depuneți-le după data primirii.
Procedura 2: Cercetare
Ridicați fișierul cu cele mai vechi elemente și lucrați mai întâi la acestea. Încercați să găsiți nume similare în sistem; numele clientului ar fi putut fi corect înșelat. Puteți căuta toate facturile deschise care se potrivesc cu suma de plată sau cu un alt detaliu al plății. Unele departamente de contabilitate au dosare cu privire la elementele neidentificate care au fost rezolvate, astfel încât, dacă primiți un alt cec de la același client, nu trebuie să pierdeți timpul cu probleme de identificare.
Procedura 3: Contactați departamentul de vânzări
Contactați angajații departamentului de vânzări și întrebați plățile care nu pot fi compensate în sistem. Întrucât creanțele provin de la departamentul de vânzări, agenții de vânzări pot să-și amintească vânzarea și să vă ofere informații utile.Banii ar putea fi pentru o plată în avans pe o vânzare care nu a fost încă recunoscută și, dacă este cazul, departamentul de vânzări trebuie să creeze creanța în sistem. Dacă aflați că au fost primite fonduri pentru o vânzare necondiționată cu departamentul de vânzări, anunțați departamentul implicat și managerul contabil.
Procedura 4: Cont specific
Creați un cont contabil general specific pentru a fi utilizat pentru creanțe neidentificate. Acest cont este adesea creat ca un pasiv cu un sold de credit. Când primiți o plată necunoscută, debitați banii și creditați contul de creanțe neidentificate. Odată ce ați identificat clientul pentru care ați aplicat banii, ați putea inversa intrarea jurnalului și introduceți datele în modulul de încasat. În mod alternativ, ați putea folosi o notă de credit pentru a credita creanța și a zero la datorie.
Procedura 5: Contactați clientul
Dacă o creanță nu poate fi găsită în cadrul departamentului de vânzări, următorul pas este să contactați clientul și să încercați să obțineți detalii despre vânzări. Uneori, un proprietar al unei întreprinderi mici își poate folosi propriul nume pentru vânzare, dar plătește un cec de afaceri, care nu poate fi asociat unui cont. Dacă un număr de telefon nu se află pe cec, poate fi necesar să utilizați Internetul pentru a găsi informații de contact. Asigurați-vă că aveți cecul sau o copie a cecului în fața dvs. atunci când vorbiți cu clientul pentru a vă permite să oferiți cât mai multe informații posibil.
Procedura 6: Creanțe noi
Dacă, după un timp rezonabil, încă nu puteți găsi clientul în sistem, solicitați permisului de control să creeze o nouă creanță în sistem, să adauge o notă despre situație și să aplice cecul către acest nou cont. În funcție de suma cecului, nu merită să cheltuiți mai mult de o oră, încercând să aplicați fondurile în contul corespunzător. Dacă aveți prea multe dintre aceste elemente, întâlniți-vă cu personalul departamentului de vânzări pentru a afla ce se află în spatele acestei probleme și încercați să o corectați.
