Companiile și organizațiile care au existat pentru o lungă perioadă de timp îndeplinesc sarcini prin procese care adesea sunt nedocumentate și nu sunt pe deplin înțelese. Indiferent dacă este vorba de o sarcină simplă de curățare care este costisitoare de-a lungul timpului sau de analizarea unor întreprinderi mari de producție sau de afaceri, analizarea exemplelor de îmbunătățire a proceselor în alte organizații poate determina o înțelegere a funcționării propriei întreprinderi.
Îmbunătățirea procesului de bază
Un aspect al programelor de îmbunătățire a procesului este identificarea cauzelor profunde ale problemelor. Aceasta se numește analiza cauzelor rădăcinilor. Site-ul Management pentru restul dintre noi citează un exemplu de analiză a cauzelor rădăcinilor într-un cadru guvernamental al orașului.
În acest exemplu, orașul cheltuia prea mult la curățarea cărnii de pasăre dintr-o statuie de bronz din parc. Orașul a încercat diferite acoperiri pentru a face curățarea mai rapidă și mai ușoară. A încercat generatoare de zgomot pentru a speria păsările. Când orașul a suferit o întrerupere a alimentării în parc timp de câteva zile, personalul însărcinat cu curățarea statuei a observat că pe statuă erau mai puține îngrășăminte. După analiză, managementul a decis să comute luminile pentru statuie mai târziu seara. Această politică a determinat mai puține excremente de păsări și curățări mai rapide și mai eficiente. Luminile la amurg au atras insecte, pe care se hrănesc păsările. Prin modificarea programului de iluminare, au atras mai puține insecte în jurul statuii în timpul perioadei naturale de hrănire a păsărilor, ducând la mai puține îngrășăminte de pasăre pe statuie.
Eficiența contabilă
Societatea Internațională pentru Îmbunătățirea Performanțelor citează un exemplu de îmbunătățire a procesului într-o companie de telefonie. Îmbunătățirea a fost făcută în departamentul contabil de 500 de persoane al companiei, care a procesat 3,5 milioane de facturi de telefon pe lună în două centre de contabilitate. Scopul de îmbunătățire a procesului a fost acela de a reduce costurile de facturare.
Atunci când managerii au creat diagrame inter-funcționale ale diferitelor procese, au apărut o serie de probleme în procesul de control al controalelor bruște. Analiza a arătat că cele două centre au utilizat diferite procese pentru a face față controalelor refuzate. Aceste diferențe de proces au indicat faptul că un sistem centralizat, automatizat, ar putea reduce timpul de procesare și volumul de lucru în cele două centre. Analiza proceselor existente și revizuite a identificat, de asemenea, situațiile în care departamentul contabil îndeplinea sarcini care ar trebui să fie și, în actualitate, au fost îndeplinite de alte departamente, crescând astfel costurile datorate efortului duplicat.
Completarea componentelor
Ca parte a efortului de retehnologizare a proceselor, un mare producător a creat diagrame de diagramă a diferitelor funcții ale fabricii și apoi a creat diagrame de procese inter-funcționale. Când se uită la modul în care asamblatorii au completat galeti de elemente de fixare, managerii au descoperit că fiecare asamblator ar observa că găleata a fost scăzută, transporta găleata într-o locație centrală și reumple găleata înainte de a reveni la stația de asamblare. Fiecare asamblator și-a umplut găleata la fiecare două până la trei zile și a durat cinci până la zece minute pentru a-și îndeplini sarcina. Fiecare asamblator lua echivalentul a 1 1/2 până la două zile lucrătoare pe an pentru a-și umple rezervorul. Cu mii de asamblori, totalul cumulat al timpului de asamblare pierdut a fost egal cu aproximativ o duzină de angajați care erau inactivi pe parcursul anului. Investigând într-un cărucior mare pentru a purta dispozitive de fixare, un angajat de a împinge coșul și un sistem de cartonașe galbene pentru a indica faptul că un asamblator era scăzut pe dispozitive de fixare, compania a economisit aproape 500.000 de dolari pe an în timp pierdut.
