O scrisoare de solicitare de afaceri poate fi o modalitate eficientă de a solicita o plată, de a căuta cotații sau estimări sau de a solicita informații. Scrisorile scrise profesional sunt specifice, detaliate și la punct. Acestea furnizează, de asemenea, toate informațiile pe care destinatarul trebuie să le îndeplinească în timp util și în mod corect.
Utilizați formatarea profesională și limba
O scrisoare de solicitare de afaceri trebuie să fie scrisă pe antetul companiei și să vină de la persoana sau departamentul care face cererea. De exemplu, o scrisoare adresată unui potențial candidat care solicită informații suplimentare ar trebui să provină din resursele umane sau din managerul de angajări, în timp ce o scrisoare de solicitare a unor mostre de produse ar trebui să provină de la supraveghetorul departamentului de achiziții. Urmați formatarea tradițională a scrisorilor de afaceri și utilizați limba oficială pentru a transmite o imagine profesională. De exemplu, "Dragă doamnă Smith".
Treci la subiect
Scrieți o deschidere care spune cititorului ceea ce aveți nevoie imediat de lilieci. De exemplu, "Contul dvs. este cu 90 de zile mai târziu și care necesită măsuri imediate" sau "CV-ul dvs. este impresionant și aș dori să văd scrisori de recomandare, precum și transcrierile dvs. de colegiu". informații inutile pentru a ajunge la punctul dumneavoastră.
Fii specific
Furnizați toate informațiile pe care destinatarul trebuie să le îndeplinească, cum ar fi referința ordinului de achiziție sau numerele contului sau copii ale contractelor sau politicilor. Carcasele de referință sau atașamentele din corpul scrisorii dvs. De exemplu, "După cum veți vedea în copia anexată a acordului nostru inițial, livrarea produselor este programată pentru prima zi de luni a fiecărei luni. Aceasta este o cerere de modificare a acestei date în a treia zi de luni a fiecărei luni."
Faceți-vă cererea
Detaliați exact ceea ce doriți să se întâmple în continuare, astfel încât nu există loc de neînțelegere de la destinatar. De exemplu, "factura dvs. trebuie plătită integral până la data de 15 iunie 2015 sau vom fi forțați să vă întrerupeți serviciul". Faceți-o ușor de respectat prin includerea unui plic ștampilat, un link către pagina opțiunilor de plată ale companiei dvs., o etichetă de corespondență sau adresa completă de corespondență.
Scrisori de e-mail de solicitare
Deși aceeași abordare de bază se aplică atât în cazul e-mailurilor, cât și al e-mailurilor regulate, există câteva diferențe de notat. Folosiți logo-ul companiei și semnătura electronică și păstrați toate celelalte formalități oficiale de scriere a scrisorilor de afaceri. De asemenea, solicitați o chitanță de întoarcere pentru a verifica dacă destinatarul a primit corespondența.
Să țină o evidență
Imprimați o copie a scrisorilor dvs. de solicitare pentru propria dvs. referință. Acest lucru este important în special dacă scrieți scrisori de colectare. În cazul în care o datorie trebuie să fie predată unei agenții de colectare sau unui avocat, veți avea o pistă de hârtie care să indice ce ați făcut pentru a colecta datoria până în prezent.
