Oricine a observat cu înțelepciune că diferența dintre încercare și triumf este un pic "umph" ar fi putut fi un fond de strângere de fonduri care să aducă la înălțimea virtuțile unei cereri de urmărire a donatorilor. Nu fi descurajat de un răspuns slab la apelul dvs. inițial pentru donații. Donatorii dvs. sunt ocupați și doar 10-20% dintre aceștia vor trimite donații după citirea primei scrisori, deși convingătoare. De la început, planificați să continuați cu o altă scrisoare bine pregătită; puteți fi surprins de cât de mulți donatori apreciază memento-ul. Următoarea scrisoare poate îmbunătăți semnificativ succesul general al campaniei dvs.
Repetați cauza, despre care ați scris cititorul dvs. cu câteva săptămâni mai devreme. De exemplu, "Dragă Cassandra: După cum vă amintiți, vinde cărămizi comemorative pentru o plimbare de speranță de la casa copiilor XYZ pentru a strânge fonduri pentru renovările necesare."
Actualizați cititorul cu privire la progresele înregistrate de la contactarea acestuia. Fii pozitiv și entuziast. De exemplu, "Tu și cu mine trăim printre oameni cu îndemânare, câțiva prieteni și colegi au trimis donații în ultimele săptămâni, acum am nevoie doar de 600 de dolari mai mult pentru a atinge obiectivul meu de strângere de fonduri pentru copiii de la XYZ Home".
Adu-ți aminte cititorului de ce scrii pentru sprijinul ei. Reiterați necesitatea pe care încercați să o abordați și subliniați urgența acesteia. De exemplu, "De mai bine de 50 de ani, XYZ Home a servit ca un adăpost pentru copiii rătăciți, abandonați și abuzați. Organizația a servit ca un adăpost cald, îngrijitor de furtună" către mii de copii, dintre care mulți sunt acum membrii productivi ai comunității noastre, chiar și liderii. Casa de locuit are nevoie de reparații și renovări, are nevoie de un nou sistem de acoperiș, de încălzire și răcire și de un strat de vopsea proaspăt în interior și în exterior.
Repetați apelul pentru o anumită sumă de donație și, dacă este cazul, motivul pentru cititorul dvs. pentru a da mai mult. De exemplu, "Cassandra, pot să vă invit să cumpărați o cărămidă comemorativă deductibilă pentru 150 de dolari? Pur și simplu trebuie să completați și să ne trimiteți prin poștă formularul inclus împreună cu plata dvs. și mesajul pe care doriți să-l gravăm pe piesa dvs. Sau puteți achiziționa două sau mai multe cărămizi pe site-ul meu de strângere de fonduri (adresa web), care vă va intra automat în tombola pentru (premiu)."
Sfârșitul prin a mulțumi cu sincer cititorului dvs. pentru că ați luat în considerare cauza dvs. importantă. Aflați cum poate ajunge la dvs. prin telefon, prin e-mail și prin poștă obișnuită. În mod oficial, apropiați de cele mai bune urări și cele ale beneficiarilor generozității sale. Apoi, semnează-ți numele.
Adăugați un postscript, sau "P.S.", pentru a menționa orice termen limită posibil pentru contribuții. De asemenea, încurajați-vă pe cititorul dvs. să difuzeze știrile cu alții care ar putea fi interesați sau să exploreze obținerea unui cadou de la compania sa. Accentuați amploarea și urgența nevoii. Încheiați, mulțumindu-i din nou pentru bunătatea ei.
