Pentru multe întreprinderi, inventarul reprezintă cel mai mare activ fizic pe care compania îl deține. Aceste companii își stochează inventarul în depozite până când au nevoie de ele în producție sau de livrare către un client. Personalul din depozit se ocupă de procesul de primire atunci când inventarul sosește de la furnizori. Personalul depozitului gestionează, de asemenea, comenzile trimise către clienți. Depozitele se bazează pe controalele interne pentru a se asigura că inventarul este înregistrat cu exactitate și păstrat în siguranță.
Numerotare secvențială
Procedurile de control intern includ utilizarea numerotării secvențiale pentru toate documentele de primire, documentele de expediere și documentația de transfer a depozitului. Numerotarea secvențială necesită ca fiecare tip de document să includă un sistem de numerotare și fiecare formular să fie numerotat în ordine. Acest lucru permite depozitului să contabilizeze pentru fiecare formă independentă folosind numărul de formular. În cazul în care oricare dintre pagini devine lipsă, personalul din depozit poate identifica paginile specifice pe baza numerelor lipsă.
Camere video
Procedurile de control intern implică, de asemenea, utilizarea camerelor video în întregul depozit. Camerele video monitorizează toate activitățile care au loc în depozit și toate mișcările legate de inventar. Dacă inventarul dispare, compania revizuiește înregistrarea video. Orice transfer neautorizat de inventar apare pe înregistrarea video și oferă dovezi ale evenimentului real.
Separarea atribuțiilor
Procedurile interne de control în depozit includ și segregarea responsabilităților depozitului. Fiecare activitate care are loc în depozit necesită mai mulți angajați pentru a finaliza pașii individuali. De exemplu, atunci când un depozit primește inventarul, un angajat documentează cantitățile și produsele primite, în timp ce altul introduce aceste informații în sistemul informatic. Un al treilea angajat poate compara aceste cifre cu cel al ambalajului de la furnizor.
Auditul inventarului fizic
Auditul inventarului fizic reprezintă o procedură de control intern efectuată cel puțin o dată pe an. Personalul depozitului numără fizic fiecare element de inventar, creând o înregistrare a cantității reale a fiecăruia. Auditul inventarului fizic implică aducerea în personalul non-depozit pentru a redistribui inventarul. Angajații compară cel de-al doilea număr de inventar cu primul și identifică eventualele discrepanțe. Un alt grup de angajați reamintește inventarul cu discrepanțe pentru a determina numărul final. Odată ce cantitățile finale de inventar sunt determinate, cantitățile de sistem sunt ajustate la egalitatea contabilității din audit.
