Controalele interne sunt revizuiri, proceduri sau linii directoare pentru a proteja și proteja informațiile de afaceri și financiare ale unei companii. Proprietarii și managerii de afaceri sunt responsabili pentru dezvoltarea și punerea în aplicare a controalelor interne pentru a reduce costurile și a minimiza sau a evita problemele. Inventarul reprezintă un bun fizic scump și semnificativ pentru majoritatea companiilor. Controalele interne sunt necesare pentru inventar, deoarece companiile rareori pot supraviețui dacă pierd în mod constant inventarul la furt, la defăimare și la uzură.
Sistemul de inventariere
Sistemele de inventariere sunt metode contabile pentru gestionarea tranzacțiilor financiare aferente elementelor de inventar fizic ale unei companii. Două sisteme comune sunt sistemele periodice și perpetue. Sistemele periodice de inventariere actualizează registrul contabil o dată pe lună sau trimestrial. O metodă mai bună și mai controlată este sistemul de inventar perpetuu, care actualizează inventarul după fiecare cumpărare, vânzare și ajustare. Sistemele de inventar oferă proprietarilor și managerilor o imagine mai bună a costului stocurilor și a efectelor sale asupra bilanțului, care este o parte importantă a controalelor interne.
Procesul de comandă
Controalele interne creează limitări specifice pentru procesul de comandă a inventarului companiei. Proprietarii și administratorii împart de obicei sarcinile de ordonare a inventarului în rândul mai multor angajați. Acest lucru garantează că o persoană nu comandă inventarul și nu o fură așa cum intră în depozitul companiei. Separarea comenzii de achiziție și a procesului de plată este, de asemenea, importantă, deoarece un angajat ar putea "ordona" inventarul de la o companie falsă și va trimite plata la o cutie poștală închiriată de angajat.
Depozitare
Depozitarea este o procedură fizică de control al inventarului. Companiile trebuie să găsească depozite sigure și distribuitori, astfel încât inventarul să nu fie furat sau deteriorat. Depozitarea adecvată asigură, de asemenea, că întreprinderea are suficient spațiu pentru a primi și depozita în mod corespunzător produsele inventarului. Companiile trebuie să aibă suficient spațiu pentru a conduce stivuitoare, pentru a muta paleți și a permite lucrătorilor să meargă în siguranță în depozit fără a afecta inventarul.
Numărul fizic
Numărul fizic reconciliază registrul contabil al companiei cu cantitatea reală de inventar disponibil. În general, companiile utilizează numărul de cicluri sau un inventar anual pentru acest proces. Numărul de cicluri este în curs de desfășurare, unde companiile solicită angajaților să conteze un anumit număr de articole în fiecare săptămână. Elementele de valoare ridicate sau populare pot fi o caracteristică constantă a numărului de cicluri pentru a se asigura că aceste elemente nu sunt incluse. Conturile fizice anuale se întâmplă o dată pe an, când compania contează întregul său inventar la un moment dat, mai degrabă decât un proces de numărare săptămânală.
