Diagramele sunt utile pentru a arăta cum se potrivesc pașii într-un proces de afaceri împreună. Atunci când sunt utilizate pentru a documenta ciclul de contabilitate, ele servesc nu numai ca o listă de verificare convenabilă pentru a vă asigura că angajații dvs. finalizează fiecare pas în întregul ciclu contabil în fiecare lună, dar vă ajută, de asemenea, să analizați și să îmbunătățiți fluxurile de lucru contabile. Odată ce înțelegeți ce simboluri să utilizați unde și ce informații necesită fiecare, este dificil să creați un flux de date al procesului contabil.
Înțelegerea simbolurilor diagramelor de flux
Simbolurile din graficul de diagramă arată pașii, deciziile și sarcinile implicate în ciclul contabil. Deși puteți utiliza orice simbol pentru a descrie fiecare dintre acestea, mulți oameni folosesc simboluri standard. Pentru o schemă de procese contabile, acestea cuprind ovale, dreptunghiuri și paralele, care sunt forme plate, cu laturi opuse paralele și egale în lungime. De asemenea, sunt utile săgețile care semnalizează direcția în care curge procesul contabil. După cum explică site-ul Mind Tools, ovalele descriu cel mai adesea începutul sau sfârșitul unui proces, dreptunghiurile identifică sarcinile specifice și instrucțiunile sau instrucțiunile acestora, iar paralelele clasifică ieșirile contabile.
Creați structura de diagramă
Ciclul contabil este un set de 10 etape care se desfășoară în aceeași ordine în fiecare perioadă contabilă. În ordinea în care are loc fiecare etapă, ciclul contabil constă în identificarea tranzacțiilor, analizarea tranzacțiilor, înregistrarea jurnalelor, înregistrarea intrărilor în registru, calcularea unui sold de probă, efectuarea ajustărilor, calcularea unui sold de ajustare ajustat, întocmirea situațiilor financiare, transferul soldurile în conturile temporare prin intrările de închidere și calcularea unui sold de verificare ulterioară închiderii. Identificați fiecare pas principal într-o ovală și folosiți săgețile direcționale pentru a crea o structură de diagramă verticală.
Adăugați detalii despre sarcină
Desfășurați o analiză a sarcinilor pentru a identifica sarcinile individuale în fiecare etapă a ciclului contabil. Cu cât mai multe detalii furnizați, cu atât este mai utilă diagrama. De exemplu, în loc să utilizați un dreptunghi unic care spune "înregistrări de jurnal ca debite sau credite", listați fiecare pas sau furnizați instrucțiuni pentru completarea acestei sarcini în propriul dreptunghi. Pentru pașii care produc ieșiri, cum ar fi întocmirea situațiilor financiare, identificați ieșirea folosind paralele, plasați-le în dreapta dreptunghiului corespunzător și conectați-le cu săgețile direcționale. Repetați acest pas până când schema de circuite este completată.
Testeaza si verifica
Odată ce schema de flux este completă, Mind Tools vă recomandă să verificați informațiile și să le testați pentru acuratețe. O modalitate de a realiza acest lucru este de a cere angajaților contabili să revadă graficul și să îl testeze urmând pașii exact așa cum sunt prezentate. De asemenea, este un moment bun pentru analiza ciclului contabil pentru îmbunătățirea eficienței și a controalelor interne. Identificați atât pașii inuți și redundanți, cât și pașii pe care ar trebui să îi includeți. Verificați dacă procedurile contabile oferă un control intern adecvat, cum ar fi securitatea informațiilor și separarea sarcinilor.
