Foile de calcul sunt un instrument popular în birou și pot fi la îndemână și la domiciliu. Indiferent dacă aveți nevoie de un program de detaliu și de a adăuga automat costurile unei nunți, de a produce o factură pentru clientul dvs. independent sau de a crea un set de situații financiare pentru afacerea dvs., foile de calcul sunt în sarcină.
S-ar putea să existe o curbă de învățare dacă doriți să utilizați unele dintre caracteristicile mai avansate, dar odată ce înțelegeți cum funcționează foile de calcul și capacitățile acestora, veți vedea că utilizările lor sunt aproape nesfârșite.
Ce este o foaie de calcul?
O foaie de calcul este un document electronic care utilizează rânduri și coloane pentru stocarea și manipularea datelor. Este o foaie de calcul digitală, bazată pe software, modelată după forma de hârtie a hârtiei de rețea a unui contabil. Rândurile și coloanele formează celule care conțin fragmente separate de date. Puteți utiliza foi de calcul pentru a efectua calcule matematice și alte manipulări asupra datelor pe care le introduceți.
Mulți oameni utilizează de asemenea foi de calcul pentru a înregistra și a stoca date care au mai multe atribute. De exemplu, numele unei persoane, detaliile adresei sale, numele companiei pe care o activează, titlul și relația de afaceri pot fi utilizate pentru o bază de date privind prospectarea vânzărilor.
Puteți sorta datele într-o foaie de calcul și puteți efectua diverse tipuri de analize asupra acestora. De asemenea, puteți aplica diferite formule și funcții datelor. Foile de calcul oferă posibilitatea de a vă organiza informațiile și de a le folosi drept bază pentru a crea tabele, grafice și grafice pentru analiză.
De ce să folosiți o foaie de calcul?
Unul dintre motivele cele mai populare pentru utilizarea foilor de calcul este stocarea, înregistrarea și imprimarea datelor. Este ușor să organizați și să sortați date cu o foaie de calcul și, din cauza aspectului cu rânduri și coloane de celule, puteți face clic oriunde pentru a actualiza cu ușurință informațiile fără a vă face griji cu privire la spațiile, întoartele sau filele invizibile, ca în alte programe cum ar fi un procesor de text.
Puteți automatiza diferite funcții pentru a executa calcule, a căuta anumite elemente sau a extrage informații despre actualizări din alte programe sau de pe web. De exemplu, contabilii ar putea să adauge lunar date noi în foile de calcul și să utilizeze o formulă simplă "sumă" pentru a actualiza automat totalul datelor.
Tabelele de calcul oferă o modalitate rapidă și ușoară de a afișa date și de ao distribui altora. Puteți să introduceți date sau să le copiați dintr-un alt program și să le lipiți într-o foaie de calcul, să salvați fișierul și să îl trimiteți cu ușurință unui alt utilizator. Lucrătorii din birou pot salva o foaie de calcul în rețeaua calculatoarelor de birou pentru a permite altor persoane să deschidă fișierul și să actualizeze diferite părți ale acestuia.
Foile de calcul oferă posibilitatea de a stoca cantități mari de date într-un singur loc, deoarece un fișier de foi de calcul are mai mult de o foaie în el. Fiecare filă din fișier este numită foaie de lucru, iar fișierul este numit un registru de lucru. Puteți să stocați informații financiare, formatate în situații financiare, pentru o întreprindere mică și să utilizați o filă diferită pentru fiecare lună a anului. Puteți adăuga apoi o altă filă care utilizează linkuri pentru a rezuma și adăuga toate datele într-o cifră anuală.
Cum se utilizează Google Excel
Excel este numele produsului de calcul tabelar Microsoft Office, dar îl puteți utiliza cu Google, în loc să utilizați aplicația de calcul tabelar Google. Unul dintre cele mai mari avantaje ale utilizării programului de calcul tabelar Microsoft în aplicația Google Drive Google este că puteți lucra online pe foi de calcul Excel.
Cu Microsoft Office, cu excepția cazului în care aveți abonamentul Office 365 online, veți putea accesa fișierele de calcul tabelar Excel numai din folderul hard disk sau din fișierul de rețea al computerului dvs. propriu. Dacă doriți să lucrați cu foi de calcul Excel în unitatea Google, puteți de asemenea converti foaia de calcul Excel într-un fișier Google Sheets. Dacă încărcați un fișier Excel pentru a fi stocat în Google Drive și încercați să îl deschideți, veți vedea un document static care nu vă va permite să efectuați modificări.
Cu toate acestea, Microsoft și Google și-au îmbunătățit capacitatea de a lucra împreună în fișierele Microsoft Office din cadrul Google. Puteți instala plug-in-ul Microsoft Office pentru Microsoft Office, care se găsește pe Google Play. Odată ce ați instalat plug-in-ul când deschideți aplicațiile Microsoft Office, veți vedea un meniu derulant care vă spune Google Drive și vă va oferi diverse opțiuni pentru a deschide, edita și salva fișierele Microsoft Office, păstrându-le în formatul Microsoft Office, în timp ce le stocați în Google Drive.
Pentru a obține plug-in-ul, efectuați o căutare online în browser pentru pluginul Google Drive pentru Microsoft Office. Vi se va cere să descărcați „_driveforoffice.exe "_ și urmați un simplu proces de instalare.
Cum se utilizează Foi de calcul Google
Pentru a crea o foaie de calcul în Foi de calcul Google, asigurați-vă că sunteți conectat (ă) la contul dvs. Google, deschideți o filă de browser, navigați la drive.google.com sau sheets.google.com și creați un nou document Foi.
După ce navigați la Google Drive, utilizând bara de meniu din partea stângă a ecranului sau butonul roșu "+" din dreapta jos a ecranului, creați un nou document Sheets și veți fi gata să începeți să utilizați foaie de calcul. Foile Google vă permit să colaborați cu ușurință cu alte persoane online, după ce le trimiteți un link spre foaia de calcul. Mai multe persoane pot lucra în mod activ în fișier în același timp, și puteți vedea cine este în fișier și chiar ce tabelă tabelă și celula pe care lucrează. În Sheets, puteți utiliza și alte instrumente integrate ale Google, cum ar fi traducerea textului în foaia de calcul, utilizând formulele pentru a prelua automat datele despre prețurile stocurilor de pe site-urile online și pentru a importa alte tipuri de date direct din pagini web în foaia de calcul.
Foile Google oferă șabloane pre-construite pentru diverse utilizări, cum ar fi un buget, factură independentă, situații financiare ale companiei, instrument de urmărire a proiectelor, diagrama Gantt, programul de schimbare a angajaților, baza de date pentru vânzări și multe altele. De asemenea, puteți găsi aceste și alte șabloane în cadrul programelor Microsoft Excel și al altor programe de calcul tabelar. Unul dintre beneficiile Foi de calcul Google este că munca dvs. este salvată automat la fiecare câteva secunde. Dacă utilizați programul de calcul tabelar Excel, aveți opțiunea de a salva automat, dar nu este o caracteristică prestabilită și este posibil să pierdeți locul de muncă dacă nu vă salvați frecvent lucrarea.
Funcții de foaie de calcul de bază
Funcțiile de bază ale unei foi de calcul implică stocarea a trei tipuri de date, care sunt text, numere și formule sau funcții. Majoritatea oamenilor utilizează foi de calcul pentru a efectua calcule matematice de bază, cum ar fi adăugarea, scăderea, multiplicarea și împărțirea datelor. De asemenea, puteți stoca rânduri de date cu mai multe atribute, cum ar fi numele și detaliile adresei.
Foile de calcul, de obicei, au mai multe rânduri pentru a găzdui o cantitate mare de date, cu un maxim de două milioane de celule alcătuite din oricare număr de coloane și rânduri de care aveți nevoie, până la această limită de celule. Versiunea cea mai recentă a Microsoft Excel oferă momentan 1.048.576 rânduri și 16.384 coloane pentru stocarea datelor.
Foile de tabel pot fi copiate în tabele și lipite în alte programe, cum ar fi un procesor de text sau un program de prezentare a diapozitivelor, pentru a crea diferite programe pentru analiză, raportare și prezentare. De asemenea, puteți să vă formatați datele utilizând culori, linii, casete text, imagini și multe alte caracteristici pentru a atrage atenția asupra anumitor părți ale datelor sau a programului dvs. de calcul tabelar.
Ce sunt funcțiile de foi de calcul avansate?
În funcție de utilizarea foilor Google, a programului Microsoft Excel sau a altui program de calcul tabelar, veți avea acces la numeroase funcții avansate care vă vor ajuta să construiți toate tipurile de modele pentru procesarea și analizarea datelor.
De exemplu, puteți utiliza foi de calcul pentru a efectua analize de regresie statistică, modelarea fluxurilor de numerar actualizate și multe alte exerciții. Puteți crea un registru de lucru cu mai multe foi de calcul care conțin datele din situația financiară pentru fiecare lună a anului. Apoi, puteți crea o altă foaie de calcul în același registru de lucru sau într-un registru de lucru nou, care presupune creșterea economică, creșterea vânzărilor, modificările procentuale ale costurilor și alte ipoteze. Folosind formule și linkuri, puteți crea o situație financiară prognozată care se actualizează automat ori de câte ori schimbați ipotezele din fila ipoteze de calcul tabelar.
Puteți utiliza o varietate de formule și funcții automate diferite, inclusiv formulele "if / then" care vă permit să spuneți dacă este îndeplinită condiția "X", apoi efectuați funcția sau formula "Y". Poți chiar să cuibărești aceste declarații if / then și Microsoft Excel să poată trata până la șapte declarații if / then imbricate unul în celălalt, ceea ce înseamnă că ai până la șapte funcții condiționate, dependente una de cealaltă, aplicate automat datelor tale.
Unele programe de calcul tabelar oferă un înregistrator macro, care vă permite să înregistrați pași diverși dintr-un proces de rutină, cum ar fi formatarea foilor de calcul sau introducerea anumitor tipuri de date fără a fi nevoie să cunoașteți limba Visual Basic sau orice alt limbaj de programare. În viitor, în loc să efectuați funcțiile reale din foaia dvs. de calcul, puteți utiliza tastele de comandă rapidă, iar procesul dvs. va funcționa automat, deoarece pașii au fost salvați sub forma unei macrocomenzi.
Foile de calcul oferă funcții precum "obiectivul de căutare", care vă permite să repetați formule și să le rezolvați pentru anumite răspunsuri definite și să schimbați în mod corespunzător intrările. Dacă aveți seturi mari de date la care să lucrați, anumite funcții vă permit să identificați și să eliminați duplicate, să sortați și să filtrați datele, să le consolidați, să le subtotalizați, să le clasați și să căutați valorile datelor verticale sau orizontale și să le returnați într-un tabel nou. Acestea sunt doar câteva exemple ale multitudinii de funcții avansate pe care le oferă foile de calcul.
Tabele de calcul tabelar versus baze de date
Mulți oameni utilizează foi de calcul pentru a stoca rânduri de date și s-ar putea să vă întrebați de ce nu ați folosi doar un program de bază de date, cum ar fi Microsoft Access, pentru a stoca datele în loc să utilizați o foaie de calcul. În timp ce programele de bază de date și de foi de calcul pot stoca atât rânduri de date cu atribute multiple, fiecare are punctele forte.
Excel, Foi de calcul Google și alte foi de calcul afișează datele cu anteturile în același mod în care ar fi folosit un program de baze de date. Cu toate acestea, cu datele din foile de calcul, puteți efectua cu ușurință calcule de formulări automate sau calcule manuale pe date. Foile de calcul sunt, de asemenea, simple de utilizat și puteți începe să introduceți și să lucrați cu datele dvs. imediat, în loc să trebuiască să configurați baza de date așa cum ați proceda într-un program precum Access. Cu ajutorul foilor de calcul, puteți crea cu ușurință diagrame și grafice pe baza datelor dvs.
Pe de altă parte, bazele de date tind să fie mai stabile. Cu ajutorul datelor din foaia de calcul, este ușor să ștergeți în mod eronat o celulă, un rând sau o coloană de date dacă nu acordați o atenție deosebită, ceea ce este mult mai greu de făcut în cadrul unui program de bază de date. În plus, dacă aveți cantități mari de date, acestea ar putea deveni imposibil de gestionat într-o foaie de calcul, unde programele de baze de date sunt concepute special pentru gestionarea a mii și chiar milioane de rânduri de înregistrări de date. Când trebuie să actualizați în mod continuu elemente ale fiecărui rând de înregistrări de date sau să efectuați diferite tipuri de sortare și raportare, un program de baze de date ar putea avea mai multă sens decât o foaie de calcul.
