Atunci când companiile au de lucru pentru a contracta, ei vor emite adesea o Solicitare de Propunere (RFP) persoanelor fizice, companiilor și contractorilor calificați care sunt capabili să facă acest lucru. Indiferent dacă vi se acordă sau nu locul de muncă, aceasta va depinde în mare măsură de contactele pe care le aveți la compania care a publicat RFP, dar va depinde și de modul în care răspundeți la solicitare. Trimiterea unei propuneri ca răspuns la o RFP este mult mai formală decât trimiterea unui răspuns prin e-mail pentru a-ți exprima interesul și ar trebui făcut în mod profesionist. Dacă ați primit un RFP pe un proiect care vă interesează, urmați acești pași pentru a răspunde corect.
Citiți RFP și asigurați-vă că înțelegeți în mod clar ce vrea compania. Sunați la contactul companiei pe telefon dacă nu sunteți sigur de anumite puncte și aveți nevoie de clarificări. Intervievarea pe scurt a individului este mult mai profesională decât trimiterea unui răspuns care interpretează greșit cererea. De asemenea, are avantajul de a vă oferi o introducere personală, care vă va ajuta atunci când va veni timpul ca compania să vă revizuiască propunerea.
Proiectați o schiță pentru răspunsul dvs. RFP-ul pe care l-ați primit probabil a urmat un format specific pentru a stabili ce vrea compania. Folosiți-l ca un ghid pentru a crea o schiță. Începeți prin a crea o listă cu toate coloanele secțiunilor. Pentru fiecare dintre aceștia, faceți o listă de întrebări care să răspundă și care trebuie abordate. Având o schiță de această natură care să vă ghideze în procesul de redactare a propunerii dvs., vă va fi mai ușor să răspundeți la RFP într-o manieră clară și concisă.
Asamblați o echipă care să elaboreze propunerea. Unele persoane din organizația dvs. pot avea experiență în domeniul în care se adresează propunerea, în timp ce altele pot avea un talent specific pentru redactarea documentelor scrise. Asamblați o echipă mică care să se întâlnească și să detalieze detaliile propunerii care a fost solicitată.
Scrie propunerea. Conținutul va varia de la o RFP la alta, dar există câteva indicații pe care să le aveți în vedere. Identificați și răspundeți la toate întrebările adresate de RFP și adresați-vă tuturor preocupărilor companiei. Nu vă fie teamă să faceți o abordare cu valoare adăugată prin identificarea elementelor cheie pe care le puteți oferi, dar altele nu pot. De asemenea, ar trebui să prezentați o înțelegere clară a cerințelor RFP prin identificarea rezultatelor specifice pe care le veți furniza ca parte a proiectului împreună cu o cronică proiectată pentru fiecare și o defalcare a prețurilor pentru toate aspectele proiectului propus.
Proiectați elementele suplimentare care vor fi prezentate împreună cu propunerea dvs. Începeți prin a scrie un rezumat succint care oferă o scurtă trecere în revistă a tot ceea ce spune propunerea. De asemenea, trebuie să scrieți un document de o pagină care explică concentrarea și expertiza companiei dvs. Înlocuiți acest lucru cu o biografie personală dacă sunteți mai degrabă o persoană decât o companie. Finalizați scrierea unei scrisori de intenție pentru a explica modul în care ați primit proiectul de finanțare și sunteți interesat (ă) de proiect și pentru a declara că propunerea anexată este înaintată spre examinare. Includeți informații de contact complete atât în scrisoarea de intenție, cât și în propunere.
Trimiteți materialele companiei care a emis RFP. RFP a identificat probabil o dată până la care materialele ar trebui returnate. Asigurați-vă că ați trimis toate materialele înainte de această dată. Este, de asemenea, o idee bună să urmăriți compania cu o săptămână după această dată pentru a vă întreba dacă puteți furniza informații suplimentare cu privire la acest subiect.
sfaturi
-
Companiile rareori fac o selecție bazată doar pe propunere; cu toate acestea, este în general o bună politică de a răspunde întotdeauna la o RFP și de a face o încercare de bună credință pentru a furniza cele mai detaliate informații posibile, prezentate cât mai profesionist posibil.
