Atunci când întreprinderile determină necesitatea achiziționării de materiale sau a reparațiilor contractuale, agentul de achiziție sau proprietarul va solicita o estimare a ofertei sau a unui cost estimat pentru bunuri și / sau un anumit domeniu de activitate. Este obișnuit ca proprietarul sau agentul să solicite o ofertă din partea mai multor companii concurente pentru a localiza cel mai bun furnizor. În cazul în care contractantul câștigător este ales, este o favoare profesională pentru a anunța ofertanții care nu au reușit să obțină intențiile. Rețineți că este posibil ca vânzătorii să liciteze pentru proiectele viitoare.
fundal
Primul proces de obținere a unei cote, cunoscut ca o cerere de ofertă (RFQ), este de a sublinia domeniul de activitate. Deoarece agentul de achiziții care examinează și respinge ofertele depuse, va trebui să fii conștient de exact ce post de lucru trebuie să existe și de rezultatul așteptat, astfel încât informațiile să poată fi transmise companiei care transmite.
Proprietarul sau cumpărătorul va dori, de asemenea, să aibă în vedere o idee despre costul proiectului. Dacă cercetați și estimați că o reparație a unui acoperiș într-o închisoare județene ar costa sub 350.000 de dolari, iar sumele licitate se vor întoarce la peste 500.000 de dolari - ar trebui să examinați detaliile. Ați putea avea un buget nerealist, sau companiile de licitare ar putea fi doar supraevaluate.
Scrisoarea de respingere
Dacă sumele licitate sunt prea mari, închideți-le. Amintiți-vă că ați putea dori să faceți afaceri cu aceste companii în viitor, nu doriți să le lăsați să se întrebe. Este profesional și amabil să trimiteți o scrisoare standard de respingere a formularului.
Cererea de reîncărcare
Pot exista momente când o propunere este depusă, care este în afara marcajului. Poate că reprezentantul de vânzări sau contractorul a înțeles greșit domeniul de activitate, sau poate ați decis să eliminați o parte a locului de muncă. Trimiteți o scrisoare corespunzătoare solicitând o re-ofertă. În documentul dvs., oferiți sugestii, clarificări sau modificări ofertei.
Respingerea tuturor
Uneori este posibil ca toate ofertele să vină prea înalte. Când se întâmplă acest lucru, trebuie să trimiteți o scrisoare tuturor ofertanților care să le notifice că toate citatele sunt respinse și să le sfătuiască cu privire la data la care vor fi acceptate noi depuneri.
Eliminare din cauza specificațiilor
Unele companii, în special organizațiile nonprofit, trebuie să adere la un proces de propuneri foarte detaliat. Universitatea din Tennessee, de exemplu, solicită ofertanților să prezinte propunerea într-un plic identificat cu numele ofertantului, adresa, cererea pentru numărul de ofertă și informații privind licențiarea contractorului. Atunci când sunt primite citate care nu conțin informații pertinente așa cum au fost subliniate, returnați pur și simplu trimiterea cu o scrisoare scurtă, explicând că procesul de depunere nu a fost urmat corect.
