Dacă întâlnirea a avut loc cu colegi sau concurenți, sunteți întotdeauna bine consimțit să rezumați ceea ce sa discutat și, mai ales, ceea ce a fost decis și să faceți acest lucru în scris cât mai curând posibil după aceea. Puteți combina fragmente relevante dintr-o bibliotecă de documente de afaceri, cum ar fi cea despre "Inc" Site-ul revistei.
Elementele de care aveți nevoie
-
Note sau alte înregistrări din întâlnire
-
Documentele menționate sau distribuite în cadrul reuniunii
Începeți cu o recapitulare prietenoasă, dar clară a datei, timpului și locului întâlnirii, care a participat la ce capacități și o scurtă declarație a scopului reuniunii. De exemplu, "Dragă Mike: Vă mulțumim din nou pentru că ați petrecut ieri dimineață cu mine și cu Steve de la departamentul nostru de artă, discutând despre planurile de reproiectare a ambalajului dvs."
Revedeți ce documente și materiale au fost prezentate în cadrul întâlnirii și toate aspectele semnificative de discuție despre ele: "Mă bucur că ați plăcut ideile lui Steve la fel de mult ca și mine. Am fost de acord că cartonul hexagonal oferă produsului dvs. o schimbare semnificativă pentru a atrage atenția asupra caracteristicile pe care le adăugați anul viitor, dar construirea lui pentru a se afla pe orizontală pe raft va fi mai stabilă și ne va permite să facem ambele capete doar ușor convexe, în loc de un plat și celălalt un punct extins fără nicio legătură reală cu produs."
Oferiți rapoarte cu privire la toate elementele de acțiune convenite în cadrul întâlnirii: "Steve sa angajat să dețină astăzi noile specificații de proiectare pentru unitatea noastră de fabricare și ar trebui să fie capabilă să ofere costuri noi pentru carton orizontal până la sfârșitul săptămânii. și amândoi vom fi dezamăgiți dacă aceste cifre nu sunt cu cel puțin 20% mai mici decât estimările pe care le-am avut ieri pentru cutia de carton în poziție verticală, deoarece fabricarea va fi simetrică și mai puțin complexă pentru a se potrivi. decizia de la dvs. cu privire la cataramă centura va fi imprimat sau relief, și dacă doriți cerneală metalică pe ea, înainte de a putea ferm până costurile.
Setați termenele pentru următorii pași de către toate părțile: "Am remarcat că ați crezut că ați putea lua aceste decizii astăzi sau mâine, ceea ce ne-ar permite să ne întoarcem la sfârșitul zilei de afaceri luni, cu cifre de cost suficient de ferme pentru a putea începe să formalizeze un contract."
Închideți scrisoarea într-o manieră prietenoasă, așa cum este potrivită naturii întâlnirii, și redați planurile pentru orice alte întâlniri pe care le-ați programat: "Este întotdeauna o întâlnire plăcută cu dvs. Am prânz de marți la biroul dvs. pe calendarul meu, când voi aduce macheta pe care Steve o lucrează. Te rog anunțați-ne dacă Jan se va putea alătura.
sfaturi
-
E-mailul este bine ca o modalitate de a trimite urmărirea în cel mai potrivit timp, dar este întotdeauna cel mai bine să trimiteți prin e-mail, de asemenea, în special atunci când întâlnirea a inclus mai multe companii și chestiuni care vor fi formalizate mai târziu în contracte și comenzi de achiziție. Trimiteți copii ale scrisorii recapitulative tuturor celor care au participat la întâlnire sau sunt menționați în scrisoare prin nume, funcție sau departament.
