Scrierea unei politici de cumpărare poate părea o pierdere de timp, mai ales într-o companie mică. Dar având o politică formală pe care toți angajații înțeleg-o va ajuta să vă asigurați că vă cheltuiți cu înțelepciune. Pe măsură ce crești, politicile scrise devin critice pentru succesul tău. Scrieți politica de achiziție cu cei care o vor folosi în minte. Dacă aceștia nu înțeleg politica sau dacă procesul este prea complicat sau dificil, angajații vor deveni frustrați și sunt mai predispuși să facă greșeli sau să ignore intenționat politica pentru a-și face treaba.
Decideți cine va avea autoritatea de a efectua achiziții în numele companiei. Stabiliți orice limită privind autoritatea de achiziție și stabiliți cine va aproba achizițiile peste aceste limite.
Scrieti reguli pentru selectarea furnizorilor. Determinați modul în care va funcționa procesul de licitare și numărul de sume licitate pentru fiecare oportunitate. Explicați toate criteriile pe care cumpărătorii ar trebui să le utilizeze pentru a evalua sumele licitate. Criteriile pot include prețul, calitatea, asigurarea, durata de funcționare a vânzătorului și multe altele.
Specificați condițiile în care angajații pot încheia contract. Descrieți procesul de aprobare a contractului și acordați autoritate pentru semnarea contractului. Stabiliți o limită maximă a contractului. Să se stabilească cât de des trebuie evaluate contractele de servicii regulate.
Stabiliți reguli privind acceptarea cadourilor și a meselor de la furnizori. Unele companii permit mese, dar nu cadouri, în timp ce alte companii permit cadouri până la o anumită valoare în dolari. Unele companii permit cadouri de grup, dar nu cadouri personale și unele donații vânzătorului interzic în întregime.
Elaborarea unei politici de conflict de interese. Unele companii interzic angajații să cumpere de la vânzătorii în care dețin un interes: alții extind interdicția la societățile în care un prieten apropiat sau membru al familiei deține un interes. Încă altele nu aplică o astfel de restricție.
Stabiliți regulile de confidențialitate. Să se precizeze ce fel de informații sunt considerate confidențiale și să se stabilească o perioadă de timp în care angajații care dețin această informație sunt interzisi să le elibereze.
Explicați-vă sistemul de comandă. Oferiți instrucțiuni pentru scrierea și emiterea comenzilor de cumpărare. Dacă sistemul dvs. de calcul vă permite să stabiliți niveluri minime de stoc și să anunțați cumpărarea atunci când aceste niveluri sunt atinse, explicați cum să faceți acest lucru. În cazul în care bunurile dvs. de antrepozitare utilizează un cod de bare sau alt sistem informatic, furnizați instrucțiuni privind modificarea produselor existente și înființarea de produse noi.
Documentați politica pe care o vor folosi ceilalți angajați, cum ar fi personalul care primește, pentru a informa agenții de cumpărare cu privire la expedierea lipsă, deteriorată sau incorectă.
sfaturi
-
Poate doriți ca avocatul să revizuiască orice document contract înainte de al semna.
Imprimați politicile pe hârtie cu sigle.
Avertizare
Companiile tranzacționate la nivel public au, de obicei, politici stricte de conflict de interese. Consultați un avocat dacă scrieți o politică de cumpărare pentru o companie publică.
