Organizațiile nonprofit sunt cercetate de o varietate de părți interesate datorită faptului că se bazează pe donații caritabile sau pentru că au statut de scutire de impozite. Pentru a vă asigura că practicile dvs. de achiziție trec la apreciere atunci când sunt revizuite de către mass-media, donatori, Serviciul de venit intern sau alte părți interesate, este important să creați politici de achiziții care să evite eventualele conflicte de interese sau lipsa de transparență.
Ofertele multiple
Unele organizații nonprofit solicită ca achizițiile care depășesc un anumit nivel de dolar să fie oferite pentru licitare, organizația primind mai multe sume licitate pentru diferiți furnizori. Acest lucru ajută la reducerea șanselor ca un agent de achiziții, un șef de departament sau un director executiv să poată recompensa un contract unui prieten, unui membru al familiei sau unui asociat care oferă o recompensă personală sau o mită absolută. Acest lucru împiedică, de asemenea, un furnizor de timp îndelungat să crească ratele sau să reducă serviciile în fiecare an, deoarece știe că nu are concurență.
Ofertă redusă față de cea mai bună ofertă
Politica de achiziții publice poate cere ca organizația dvs. să obțină cea mai mică ofertă pentru proiecte, servicii sau bunuri sau să vă permită să obțineți cea mai bună ofertă. Cea mai bună ofertă ar putea să nu fie cea mai ieftină, dar ar putea oferi o mai bună valoare organizației. De exemplu, o firmă de marketing în domeniul sportului ar putea oferi o rulare de 10 kilometri pentru o taxă mai mică decât o altă firmă, însă cel mai mare ofertant ar putea avea mai multă experiență în desfășurarea cursei rutiere și poate avea mai multe contacte care ar putea cumpăra sponsorizări. În unele cazuri, o organizație nonprofit ar putea permite ca un contract să se îndrepte către o altă companie decât cea care oferă cele mai mici oferte, atâta timp cât contractul se situează într-un anumit procent din cea mai mică ofertă, iar agentul de cumpărare, nu este cea mai bună ofertă.
Cererile de propuneri
Ca parte a politicii dvs. de achiziții publice, creați și emiteți o cerere de propuneri de proiecte, servicii sau bunuri mai mari decât o anumită sumă în dolari. O RFP este o procedură standard utilizată de întreprinderi care comunică potențialilor ofertanți aceleași cerințe obiective pentru un contract. RFP-urile ajută organizațiile nonprofit să facă comparații între ofertele de mere și mere.
Conflict de interese
Pentru a preveni favoritismul sau apariția favoritismului, întrebați membrii consiliului și personalul de conducere dacă au prieteni, membri de familie sau parteneri de afaceri care vinde bunuri sau servicii pe care le cumpărați. Multe organizații non-profit au politici care interzic organizației să tranzacționeze afaceri cu companii care au legături strânse cu părțile interesate cheie. Înainte de a aproba contracte mari, împărtășiți numele potențialilor parteneri de afaceri cu părțile interesate principale pentru a determina dacă oricare dintre ele are un conflict.
Transparenţă
Deoarece organizațiile non-profit nu sunt în concurență cu alte companii pentru profituri, ele au mai multă libertate de a divulga informații de afaceri cu publicul. Asigurați-vă că politica dvs. privind achizițiile este ușor accesibilă publicului pe site-ul dvs. web. Includeți informații referitoare la achizițiile mari din raportul trezorierului transmis consiliului dvs. de administrație la reuniunile consiliului de administrație.
Durabilitate
Poate doriți să oferiți preferințe întreprinderilor care utilizează practici de afaceri "verzi". Acestea pot include companii care au declarat și au demonstrat public inițiative privind reducerea consumului de energie și apă, reciclarea, utilizarea materialelor organice și netoxice sau reducerea ambalajelor.
