Puteți furniza știri proaste angajaților, clienților sau conducerii printr-o varietate de metode. Mulți oameni preferă să aibă mesaje negative livrate direct și direct. Alții preferă o abordare mai subtilă, coborând mesajul în limbajul cel mai puțin jignitor. În orice caz, trebuie să furnizați știri care sunt cel mai probabil nedorite și nedorite într-o manieră clară și concisă.
Mențineți relația
Doar pentru că aveți informații nedorite la releu, nu înseamnă că trebuie să deteriorați relația cu partea de primire. Indiferent dacă vă anulați angajații, refuzați o cerere de donație sau refuzați rambursarea călătoriei, rețineți că situația se poate schimba în viitor și decizia dvs. poate fi inversată. Adăugați o completare la memo, cum ar fi informarea angajaților cu cât ați apreciat contribuțiile acestora. Explicați-le fundatorilor că, în prezent, bugetul dvs. nu permite anumite cheltuieli. Adăugarea va atenua lovitura și va menține liniile de comunicare pentru posibile relații viitoare.
Mesaj cadru cu limbă pozitivă
Cuvintele pe care le alegeți în memorie vă vor ajuta să mențineți un răspuns pozitiv, chiar dacă transmiteți un mesaj negativ. De exemplu, puteți solicita mai multe informații pentru a procesa o solicitare monetară, decât pentru a scrie că informațiile furnizate nu sunt acceptabile. Spuneți angajaților ce pot face în loc de ceea ce nu pot face. De exemplu, scrieți "vă rugăm să îmbrăcați îmbrăcămintea casuală de afaceri în zilele de vineri" în loc de "nu purtați blugi pe vineri ocazionale." Trimiteți o notă clienților dvs. spunând "puteți să vă luați mărfurile luni", mai degrabă decât " nu va fi gata până luni viitoare."
Prevenirea consecințelor juridice
Într-adevăr, memoriile companiei își fac drumul în afara zidurilor de afaceri și în mâinile mass-media sau ale altor partide. Evitați utilizarea oricărei limbi care indică practici ilegale sau discriminatorii. De exemplu, în loc de a scrie "contabilul nostru pleacă din companie pentru că a făcut erori mari la rapoartele de sfârșit de an, scrieți" după mulți ani de serviciu recunoscut, contabilul nostru se îndreaptă către alte oportunități ". Claritatea ajută la prevenirea zvonurilor nedorite răspândirea care ar putea dăuna reputației companiei dvs. Un mesaj negativ neclar este "din cauza abaterilor, anumiți membri ai personalului financiar pleacă". O mențiune mai bună spune că "suntem incantați să anunțăm că noii membri ai personalului financiar vor înlocui membrii departamentului de contabilitate aflați în exercițiu".
Tampați știrile proaste
Semnăturile negative duc adesea la sentimente rănite și reacții furioase. Puteți atenua sau cel puțin să reduceți numărul de caderi de la știri proaste atunci când o tamponați cu vesti bune. De exemplu, începeți o notă negativă cu "veți aprecia numărul de beneficii adăugate care sunt incluse în polița de asigurare" atunci când trebuie să ridicați ratele de asigurare. Păstrați însă tamponul asociat cu mesajul, pentru a menține claritatea. Cu alte cuvinte, nu spuneți "noul parc de parcare se deschide săptămâna viitoare" atunci când trimiteți un mesaj despre reducerea beneficiilor.
