Agendele sunt ca și combustibilul octanic pentru întâlniri - ele pot îmbunătăți considerabil eficiența și productivitatea oricărui proces decizional. O agendă bună poate reduce numărul de întâlniri necesare pentru a finaliza un proiect la jumătate și reduce foarte mult tendința ca întâlnirile să se desfășoare în discuții care nu sunt utile pentru realizarea obiectivelor.
Rolul unei agende
Scopul unei agende este de a facilita procesul de luare a deciziilor în rândul membrilor grupului. Aceasta poate fi o actualizare tehnologică sau o discuție privind bugetul. Agenda ajută la menținerea participanților la întâlnire axată pe decizia finală. Agendele facilitează, de asemenea, evaluarea succesului întâlnirii prin furnizarea unei liste de verificare pentru urmărirea și responsabilizarea.
formate
Prima linie a agendei ar trebui să precizeze scopul și scopul reuniunii. Unele formate de agendă preferă să precizeze scopul împreună cu sub-golurile după fiecare articol de pe ordinea de zi. Ambele formate stabilesc un cadru pentru discuții. Agendele pot varia de la simplu la complex. Acestea pot include atașamente și materiale de citire sau ordinea de zi de la întâlnirea anterioară. Tipul formatului utilizat este în general stabilit prin formalitatea și durata ședinței. O regulă bună este că formatul trebuie să se potrivească cu rochia participanților la întâlnire; adică o întâlnire plină de sandale și pantaloni scurți poate ajunge cu o agendă informală, în timp ce o cameră plină de costume poate necesita o agendă formală.
Informal vs. formal
Reuniunea scurtă sau informală poate fi inclusă într-un e-mail sau într-un memento de întâlnire. Poate conține o linie pentru scopul întâlnirii și apoi trei până la cinci puncte scurte de discuție. Agenda îndelungată este, de obicei, o pagină completă, care include un titlu, locația întâlnirii, data și ora, obiectivele și subiectele sau punctele de discuție. Întâlnirile lungi ar trebui să includă și ore pentru fiecare subiect de discuție și numele prezentatorului. Ambele formate de agendă ar trebui să se încheie cu o secțiune pentru "Următorii pași" pentru urmărire. Acești "pași următori" vor deveni baza tematicii agendei la următoarea întâlnire.
