Legea federală a standardelor muncii afirmă că companiile trebuie să țină evidența orelor angajaților, dar nu specifică cum. Deși acest lucru înseamnă că puteți folosi orice dintr-o foaie de înscriere pe suport de hârtie pentru un sistem informatic complex, compania este în cele din urmă responsabilă pentru asigurarea corectitudinii foilor de lucru - nu pentru angajați. Din acest motiv, metoda nu este la fel de importantă ca găsirea unui sistem care să funcționeze și să rămână în mod consecvent cu acesta.
Cerințe de urmărire
FLSA cere ca înregistrările salariale să includă date specifice privind orele lucrate și salariile pe care un salariat le câștigă. Indiferent de modul în care țineți evidența orelor angajaților, datele orelor de lucru trebuie să includă ora și ziua în care începe săptămâna de lucru a unui angajat, orele lucrate în fiecare zi și numărul total de ore lucrate săptămânal. În plus, trebuie să păstrați documente sursă - cum ar fi cardurile de timp, orarele de lucru și biletele de lucru - timp de doi ani, fie la fața locului, fie într-o locație centrală de depozitare în afara amplasamentului.
Urmărirea standard a timpului
Urmărirea standard a timpului funcționează atât pentru angajații cu normă întreagă cât și pentru cei cu normă redusă, indiferent dacă aceștia lucrează în aceeași oră sau în ore diferite în fiecare săptămână. Cu urmărirea standard, angajații trebuie să pună în pumn și să se pună cu ajutorul unui ceas electronic sau a unui computer, de două până la patru ori pe zi, în funcție de faptul dacă iau o pauză de masă. Potrivit Departamentului muncii americane, puteți stabili o politică, cum ar fi timpul de înregistrare la cel mai apropiat interval de cinci minute sau o zecime de oră, care să confere discrepanțe minore între înregistrările de ceas și orele efective lucrate, deoarece nu toți angajații pot sau în același timp.
Excepție de urmărire
Puteți înregistra orele utilizând urmărirea excepțiilor pentru angajații administrativi sau pentru alți angajați, care de obicei lucrează în aceleași ore în fiecare săptămână. Cu urmărirea excepțiilor, creați un formular care să prezinte orele de lucru standard și solicitați angajaților să înregistreze timp numai dacă variază de la o zi normală de lucru. De exemplu, dacă ziua de lucru începe în mod normal la ora 8:00 și un angajat ajunge la 8:10 a.m., dar lucrează în restul zilei ca normal, timpul de începere va arăta excepția și orele de lucru ale zilei vor fi scurte de 10 minute.
Urmăriți angajații din afara locației
Cele mai multe companii folosesc programe informatice pentru urmărirea orelor pentru angajații care lucrează acasă sau în afara locațiilor. Urmărirea timpului virtual înregistrează participarea în timp real, de cele mai multe ori în câteva secunde. Setați programul să ruleze automat când un utilizator se conectează la computerul de lucru pentru a reduce șansa angajatului să uite să pătrundă. Astfel, primul ecran pe care un angajat îl va vedea în fiecare dimineață este cartea ei de timp virtuală. Opțiunile pentru urmărirea timpului virtual variază de la programe gratuite la software proprietar.
