Ocazional, există momente când este posibilă vizualizarea modului în care este făcut ceva mai ușor de înțeles. Diagramele de proces identifică fiecare pas dintr-un proces într-o formă scrisă, similară cu o hartă. Diagramele procesuale pot fi utile în special atunci când organizațiile doresc să eficientizeze fluxul de lucru. Diagrama permite factorilor de decizie să identifice fiecare etapă a procesului și să vadă și interacțiunea pașilor. Procesarea fluxului de proces este ceva ce poate fi realizat în orice organizație.
Elementele de care aveți nevoie
-
Spațiul de întâlnire
-
Hârtie
-
creioane
-
Tablă albă cu marcatori
-
"Post it type" note
-
Software de procesare a textului
-
Programe de diagramă grafică
Adunați membrii echipei într-un spațiu liniștit de întâlnire. Spațiul ar trebui să fie suficient de mare pentru ca membrii echipei să se poată deplasa, în mod adecvat izolați, astfel încât discuția să nu afecteze restul biroului și să aibă o tablă albă pentru a afișa fluxul procesului așa cum este discutat. Fiecare membru al echipei trebuie să aibă, de asemenea, note de hârtie / creion și "post it type".
Informați echipa cu privire la proces care urmează să fie debitată. Lăsați echipa să se gândească la toate etapele procesului. Scrieți pașii pe tabla albă. Nu vă faceți griji cu privire la etapele primite sau ultime - scrieți fiecare pas în acest proces. Când toți pașii din proces sunt enumerați, ajungeți la un consens cu echipa că fiecare pas a fost scris. Scrieți fiecare pas în jos pe o notă individuală "post it type". Ștergeți tabla albă.
Decideți care etapă începe procesul. Urmați acel pas pe bord în partea stângă. Decideți ce pas finalizează procesul. Urmați acel pas în partea dreaptă a tabloului. Determinați al doilea pas în proces și plasați-l la dreapta pasului unu. Continuați acest proces cu fiecare pas, până când toți pașii din proces sunt plasați în ordinea lor secvențială de la primul pas din stânga până la ultimul pas în dreapta. Acest proces va necesita, de obicei, unele dăruire și luare în rândul membrilor echipei pentru a ajunge la un consens.
Atribuiți simbolurile corespunzătoare pentru fiecare etapă a procesului. Un simbol oval este folosit la începutul și la sfârșitul procesului. Scrieți un oval peste nota "post-it type" în primul și ultimul pas al procesului. Fiecare acțiune ulterioară este identificată cu pătratul. Fiecare decizie este identificată cu un diamant. Veniți la un consens cu fiecare membru al echipei cu privire la ce tip de simbol merge pe care note. Când este completă, trageți linii din fiecare notă în următoarea notă din proces.
Analizați diagrama. Majoritatea proceselor pot fi eficiente odată ce procesul poate fi vizualizat pe o diagramă. Verificați pași duplicați sau întreruperi inutile de flux de lucru, cum ar fi aprobările managerilor sau rescrierile inutile.
Utilizați software-ul de procesare a textului sau software-ul de diagramă flux pentru a face o copie permanentă a procesului fluxului de lucru. Salvați diagrama fluxului de proces ca un punct de plecare pentru îmbunătățirea viitoare a procesului.
