Poate deveni confuz, știind ce documente trebuie să aveți la dispoziție atunci când operează o mică afacere. Unul din aceste documente, formularul W-9 - Solicitarea de identificare a contribuabilului și certificarea - enumeră detaliile importante necesare de dvs. și de Serviciul de venituri interne pentru întreprinderi, contractori independenți și pentru cei cărora le efectuați plăți oricărui tip, inclusiv angajați și vânzători în cursul anului fiscal.
W-9 Scop
IRS vă recomandă să solicitați tuturor furnizorilor să trimită un W-9 atunci când intenționați să efectuați plăți către aceștia în valoare de 600 USD sau mai mult, dacă sunt persoane fizice sau contractori independenți, o proprietate sau o parte dintr-un trust local, companii de parteneriat, corporații, asociații sau organizații create în sau în conformitate cu legile din SUA Scopul W-9 este să vă dați numele legal și adresa vânzătorului și numărul exact de identificare al contribuabilului pentru raportarea fiscală la sfârșitul anului pe formular 1099. Informațiile fiscale de pe document ar putea fi sub forma unui ID de angajator, a unui număr de identificare al contribuabilului străin rezident sau chiar a unui număr de securitate socială. Documentul trebuie să fie datat și semnat de persoana listată sau de un reprezentant al persoanei juridice dacă este o companie.
Notificare IRS
După trimiterea documentelor Form-1099 care indică plățile făcute vânzătorilor și altor persoane pe parcursul anului, pe baza informațiilor colectate de W-9, IRS vă va trimite o notificare dacă informațiile de la 1099 nu sunt de acord cu înregistrările sale. Va trebui să solicitați un al doilea W-9 de la acei furnizori a căror informație este incorectă. IRS cere ca dvs. să păstrați fișierele W-9 pentru toți cei cărora le-ați plătit mai mult de 600 USD într-un an fiscal, ca parte a practicilor standard de păstrare a înregistrărilor, în general până la șapte ani. Asigurați-vă că este o practică să solicitați periodic W-9s de la furnizori în mod regulat pentru a asigura acuratețea sau cel puțin de fiecare dată când guvernul actualizează sau modifică formularul.
