Folosim scrisori de afaceri aproape în fiecare zi în tranzacțiile noastre.Cu toate acestea, ați luat vreodată un moment să vă gândiți la definirea unei scrisori de afaceri? Această formă omniprezentă de comunicare are multe caracteristici pe care le folosim în fiecare zi, dar nu ne gândim adesea la convențiile specifice ale acestora.
sfaturi
-
Scrisorile de afaceri sunt formale și sunt utilizate în corespondența de afaceri.
Definiția scrisorii de afaceri
O scrisoare de afaceri este una dintre cele mai multe tipuri de scrisori de acolo. Este pur și simplu un tip special de scrisori oficiale pe care expeditorii și receptoarei le folosesc pentru a-și corela reciproc tranzacțiile de afaceri pe care nu le-ar putea realiza oral în mod eficient. Scrisorile de afaceri pot fi utilizate pentru comunicarea între întreprinderi, între întreprinderi și clienți și între clienți și întreprinderi. Există câteva elemente importante care alcătuiesc formatul comun al scrisorii de afaceri. Când este identificată într-o scrisoare, acestea sunt ceea ce se califică efectiv ca o scrisoare de afaceri.
Data și adresa expeditorului
Fiecare scrisoare de afaceri are calitatea unică pe care prima linie a literei este data. Aceasta indică data la care scrisoarea a fost scrisă sau când scrisoarea a fost terminată. Nu trebuie, evident, să fie data la care destinatarul a primit scrisoarea. Chiar sub data scrisorii, trebuie să includeți adresa expeditorului. Nu trebuie să includeți numele expeditorului în această parte. Va exista un loc pentru asta mai târziu. Uneori, când imprimați scrisoarea de pe o antet oficială pentru afacerea dvs., atunci adresa dvs. va fi deja inclusă în antet. În acest caz, nu trebuie să includeți adresa expeditorului sub această dată. Asta ar fi redundant.
Adresa primitorului
Urmează adresa destinatarului. Dacă știți numele destinatarului, trebuie să includeți numele acelei persoane în adresa dvs. De asemenea, trebuie să includeți titlul corespunzător pentru persoana respectivă, cum ar fi doamna, domnul, domnul, dr. Și așa mai departe. Pe măsură ce scrieți adresa destinatarului, trebuie să includeți țara. Acest lucru este deosebit de important pentru scrisorile de afaceri internaționale. Nu uitați să valorificați numele întregii țări și nu doar prima literă. Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, puteți să îl referiți la persoana respectivă prin poziția sa în cadrul companiei la care lucrează, cum ar fi "directorul general", "directorul" și așa mai departe. Este întotdeauna un pariu mai sigur decât să faci presupuneri despre numele sau titlul lui când nu îl cunoști foarte bine.
Salutarea scrisorii
După adresarea destinatarului vine salutul scrisorii. Desigur, trebuie să țineți salutul în concordanță cu numele pe care l-ați folosit pentru destinatar în adresa destinatarului. Poate exista un pic de conflict cu privire la felul de salutare pe care să-l folosești când știi numele persoanei. Te referi la persoana "Sir" sau "Doamnă" sau te referi la persoana după nume? Cel mai bine este să tratăți situația cum ați trata în viața reală. Este puțin probabil să fiți pe bază de nume cu cineva pe care nu-l cunoașteți personal. Deci, dacă cunoașteți personal beneficiarul și vă referiți de obicei la numele ei, atunci este bine să-i folosiți numele. În caz contrar, este mai bine să te referi la ea ca "doamnă". De asemenea, dacă nu cunoști sexul persoanei, ar trebui să folosești "la care se referă" ca salut.
Corpul și închiderea scrisorii
Organismul trebuie scris în mod oficial. Liniile dvs. ar trebui să aibă o singură distanță, cu excepția cazului în care inserați un spațiu dublu între paragrafe. Ultimul paragraf ar trebui să fie un rezumat succint al celor afirmate în scrisoare.
Pentru a închide scrisoarea, ar trebui să utilizați expresii precum "cele bune" sau "mulțumesc" cu o virgulă după. Ar trebui să existe patru linii după închidere, după care veți scrie numele expeditorului. Acest spațiu este locul în care îți ții semnătura după ce ai imprimat scrisoarea.
