Dicționarul Webster definește o scrisoare ca mesaj scris sau tipărit unei persoane sau unui grup, care de obicei este trimis prin poștă. Desigur, în epoca electronică, multe scrisori sunt transmise prin e-mail, fie în interiorul corpului e-mailului, fie ca atașament. În ciuda acestei tendințe, scrisorile de afaceri continuă să aibă funcții tradiționale. Astfel, este esențial ca cei din lumea afacerilor să cunoască aceste funcții pentru a face impresia corectă cu asociații de afaceri.
Vânzări
În ciuda tendinței de a desfășura afaceri în format electronic, "scrisorile tradiționale de vânzări rămân un instrument important al afacerilor moderne", afirmă Kenneth Zimmer, profesor emerit la Școala de Afaceri și Economie din California State University și Sue C. Camp, profesor asociat la Colegiul Gardner-Webb Școala de Management Broyhill. În plus, Zimmer și Camp susțin că majoritatea scrisorilor de afaceri sunt de fapt scrisori de vânzări, deoarece scopul lor este de a promova vânzarea bunurilor sau serviciilor destinatarilor. Există cinci obiective principale ale scrisorilor de vânzări:
- Atragerea atenției destinatarului.
- Pentru a stabili o relație amicală cu destinatarul.
- Apelați la motivele de cumpărare ale destinatarului.
- Pentru a convinge destinatarul să ia măsuri.
- Pentru a oferi beneficiarului posibilitatea de a lua măsuri.
Relatii publice
Scopul oricărui efort de relații publice este de a influența convingerile, atitudinile sau acțiunile publicului vizat. Acesta este cazul unei scrisori de relații publice, explică Melvin L. DeFleur și Everette E. Dennis, coautori ai "Înțelegerii comunicării în masă: o perspectivă a artelor liberale". Scopul principal al scrisorii de PR este de a influența în mod pozitiv impresia audienței asupra companiei sau organizație.
Câteva exemple de scrisori de relații publice sunt cele care încearcă să atingă următoarele obiective:
- Promovați o afacere nouă.
- Invitați clienții să deschidă conturi de taxare.
- Mulțumim clienților pentru afacerea lor.
- Bine ați venit clienții potențiali în comunitate.
- Anunțați o vânzare sau un serviciu special.
- Oferă stimulente pentru utilizarea serviciilor companiei.
Cereri și răspunsuri
Cele mai obișnuite scrisori de afaceri fac fie o cerere, fie răspund la una, Zimmer și Camp. Exemple de scrisori de solicitare includ rezervarea unei săli de ședință, solicitarea unei cote de preț, cererea de declarații de facturare și stabilirea programărilor. Cu toate acestea, Zimmer și Camp recomandă ca aceste scrisori de rutină "să nu fie tratate în mod obișnuit". Prin urmare, trebuie să urmați anumite îndrumări atunci când trimiteți o cerere sau răspundeți la una:
- Furnizați informații complete.
- Nu faceți niciodată cereri nerezonabile.
- Fiți exacți și exacți.
- Nu fi niciodata dezonorant.
Revendicări și ajustări
Clienții se plâng, uneori, despre servicii sau produse defectuoase. Atunci când apar astfel de ocazii, întreprinderile trebuie să răspundă prin negocierea cu clienții pentru a face o ajustare. În plus, întreprinderile scriu scrisori de revendicare, cum ar fi atunci când un furnizor nu reușește să trimită produsul potrivit sau nu îl livrează deloc. Cu toate acestea, Zimmer și Camp afirmă că, indiferent dacă răspundeți sau depuneți o reclamație sau o ajustare, trebuie să țineți cont de următoarele reguli:
- Asigurați-vă că aveți toate faptele.
- Fiți exacți și complete atunci când descrieți revendicarea.
- Evitați să fiți acuzați, amenințători sau exigenți..
- Fii curtenitor.
- Propuneți o soluție rezonabilă care să fie acceptabilă pentru toate părțile interesate.
Comunicații sociale
Felicitarea lucrătorilor de afaceri la ocazii speciale este o "curtoazie comună și tradiție", scrie Zimmer și Camp. Angajatorii trebuie, de asemenea, să trimită scrisori de condoleanță atunci când un asociat suferă o pierdere sau o tragedie, răspunde prompt la invitații formale, recunoaște retragerile și își exprimă recunoștința pentru daruri, ospitalitate sau tratament special. Nu recunosc astfel de circumstanțe portretizează compania într-o lumină proastă.
Asigurați-vă că ați format corect literele:
- Utilizați antetul companiei.
- Aliniați data corespondenței în partea dreaptă a paginii.
- Plasați numele destinatarului, titlul oficial și adresa în partea de jos a paginii, aliniate spre stânga.
- Urmați salutul cu o virgulă, nu cu un colon, de exemplu: Dragă domnule Jones,
- Spațiu dublu între salut și primul paragraf al literei și între fiecare paragraf. Cu toate acestea, un singur spațiu corpul fiecărui paragraf.
- Nu includeți inițialele de referință, notele de copiere etc.
