O scrisoare de afaceri stabilește tonul pentru viitoarele interacțiuni. Atunci când un client potențial primește o scrisoare de afaceri, el formează imediat o impresie despre scriitor și organizația sa. Dacă scrisoarea este prea obișnuită, scriitorul poate apărea nesincer sau neprofesional. Scrierea care este prea formală poate intimida sau înstrăina cititorul. O scrisoare bine organizată și bine scrisă va crea o primă impresie pozitivă.
Bine organizat
Fiecare scrisoare de afaceri se adresează unui scop sau unei anumite sarcini. Ar putea fi o cerere de informații, de răspuns la o anchetă sau la depunerea unei propuneri. Primul paragraf indică scopul scrisorii. Ea răspunde întrebărilor jurnalistului: cine, ce, când, unde și de ce. Paragrafele rămase sprijină acest scop cu diferite puncte - calificări, atribute, caracteristici. Ultimul paragraf reia acest scop și prezintă în mod clar așteptările scriitorului. Scriitorul folosește expresii de tranziție adecvate pentru a se asigura că toate părțile literei curg împreună.
Clar și concis
O scrisoare de afaceri bună oferă toate informațiile pertinente într-o manieră clară și concisă. Scriitorul folosește un ton și un limbaj adecvat. El păstrează vocabularul simplu și evită folosirea limbajului tehnic sau abstract pentru a impresiona cititorul. El variază lungimea sentințelor, îndepărtându-se de pedepsele lungi, pline de rușine, cu detalii excesive. Cu toate acestea, el nu se limitează la propoziții scurte, agitate. Ori de câte ori este posibil, el folosește vocea activă în locul vocii pasive.
Ei bine structurate
Fiecare scrisoare de afaceri respectă formatul companiei și cerințele de fonturi.Într-un format bloc, întreaga literă este justificată la stânga și are un spațiu unic, cu excepția unui spațiu dublu între paragrafe. Formatul blocat modificat urmează stilul blocului, însă poziționează data și închide la centru. Majoritatea scrisorilor de afaceri includ data, adresa internă, salutul, linia de subiect, închiderea completă, semnătura și incinte. Dacă litera este mai scurtă sau mai lungă decât media, scriitorul face ajustările necesare pentru spațierea verticală.
Eroare gratuit
Înainte de a trimite o scrisoare, scriitorul citește primul cotidian cu voce tare. Aceasta este o modalitate excelentă de a verifica limbajul care pare ciudat sau nenatural. El folosește un dicționar și scrie stilbook pentru a verifica orice ortografie, gramatică și punctuație. Alternativ, el poate folosi funcția de verificare a ortografiei și gramaticii programului său de procesare de text. El verifică dublu numele, titlul și adresa destinatarului.
