Chiar și în această zi a tehnologiei de comunicare instantanee, scrisori de afaceri formale sunt încă în mod obișnuit scrise. Există o varietate de motive pe care o persoană sau o afacere poate alege să scrie o scrisoare decât să trimită un e-mail sau un fax. Când trimiteți o scrisoare de afaceri, cele trei părți majore - începutul, mijlocul și sfârșitul - trebuie să fie scrise corect.
Început
Începutul literei conține informații care nu au legătură directă cu mesajul scrisorii. Data apare în partea de sus. Adresele expeditorului și ale destinatarului sunt scrise în continuare; cu toate acestea, dacă adresa expeditorului apare în antetul sau subsolul literei, nu este necesară introducerea acestuia. Aceasta este urmată de linia de referință - văzută ca "RE:" - care este partea din secțiunea de început a literei care se referă la mesajul scrisorii. Se rezumă mesajul în una până la opt cuvinte. După aceasta, trebuie să fie un salut sau un salut căruia i se adresează scrisoarea. Este în mod obișnuit în formatul "Stimate domn:" sau "Către cine este îngrijorat:" cu un colon după salut; literele personale folosesc o virgulă după salut, dar scrisorile de afaceri folosesc întotdeauna un colon.
Mijloc
Mijlocul literei este mai cunoscut sub numele de corpul scrisorii. Acesta conține mesajul de bază. Prima teză trebuie să introducă subiectul abordat. Detaliile și punctele de vedere urmează. În cele din urmă, există o concluzie. Corpul scrisorii ar trebui să fie la limită și concis. Elementele sau problemele personale între expeditor și destinatar nu ar trebui incluse ca parte a scrisorii de afaceri.
Sfârșit
Există câteva elemente de bază ale unei scrisori care constituie sfârșitul ei. O salutare de închidere, cum ar fi "Cu stimă" sau "Cu respect", este potrivită. Mai jos, imprimați numele expeditorului. Includeți titlul expeditorului fie pe aceeași linie cu numele, fie direct sub ea. Lăsați aproximativ doi centimetri de spațiu între salutul de închidere și numele expeditorului; acest spațiu este pentru semnătura expeditorului. În cazul în care expeditorul avea un tip și pregătea scrisoarea, persoana respectivă poate fi recunoscută sub numele și titlul expeditorului. Există mai multe moduri de a face acest lucru. Cea mai obișnuită metodă este să tastați inițialele expeditorului cu majuscule, tastați o bară (/) și tastați inițialele pregătitorului (de exemplu, ABC / def). Enclosures trebuie notat la sfârșitul scrisorii. Introduceți cuvântul "Enclosure (3)", iar 3 este numărul de casete incluse în corespondență.
Trimiterea scrisorii
Scrisoarea este pliată perfect pentru a se potrivi perfect într-un plic cu dimensiuni de afaceri. Enclosures nu sunt capsate la litera. Literele de afaceri au numele scris al destinatarului introduse pe plic, mai degrabă decât scris de mână. Multe companii au precomprimate plicuri proiectate cu un logo și o adresă a companiei. Acestea sunt cele mai profesionale. Întreprinderile mai mici pot utiliza etichete de adrese pre-imprimate. Acestea sunt acceptabile, la fel ca și adresele de retur tipizate. Scrierea de mână nu este considerată profesională și trebuie evitată.
