Gestionarea informațiilor este o componentă extrem de importantă a întreprinderilor orientate spre cunoaștere în secolul XXI. Gestionarea informațiilor permite organizațiilor să fie mai eficiente prin împărtășirea informațiilor în întreaga companie. Acest lucru solicită unei organizații să acționeze ca o echipă, în care fiecare membru are acces la baza de cunoștințe a altora. Gestionarea informațiilor este, însă, rar fără probleme. Provocările tipice includ colectarea informațiilor, punerea la dispoziție și asigurarea faptului că acestea sunt utilizate.
Colectarea informațiilor
Fără colectarea informațiilor, este imposibil să le împărtășim. Informațiile pot fi colectate în diverse moduri. În întreprinderile cu amănuntul, cifrele de vânzări din magazinele individuale sunt raportate înapoi la sediul central, care pot distribui aceste informații tuturor sucursalelor. Acest lucru poate ajuta diferitele puncte de vânzare cu amănuntul să înțeleagă tendințele în cererea consumatorilor. În industria serviciilor profesionale, este obișnuit ca angajații să completeze chestionarele despre activitatea pe care o desfășoară și nevoile clienților săi. Este important să se asigure că datele colectate sunt relevante și exacte.
Efectuarea de informații disponibile
Punerea la dispoziție a informațiilor este o provocare care adesea cauzează dificultăți organizațiilor. Este un lucru de colectat informații, dar destul de altul pentru al face disponibil pe scară largă. O tehnică este prin creșterea comunicării personale prin utilizarea de echipe interdepartamentale. Aceasta încurajează oamenii să împărtășească cunoștințele personale cu ceilalți. O altă metodă pentru schimbul de informații este prin intermediul tehnologiei. Bazele de date pot furniza informații oamenilor dintr-o organizație. Acest lucru permite unei companii internaționale să acceseze detalii despre piețele din întreaga lume. Bazele de date, cu toate acestea, implică investiții financiare semnificative pentru a avea succes.
Asigurarea că informația este utilizată
Dacă informațiile sunt culese și puse la dispoziție cu succes, singura provocare rămasă este să vă asigurați că este accesată și folosită. Pentru a vă asigura că informațiile sunt accesibile, este recomandabil să dezvoltați tehnici de partajare a informațiilor care să fie simple și ușor de utilizat. O bază de date, de exemplu, ar trebui să fie ușor de utilizat. Pentru a vă asigura că informațiile sunt efectiv utilizate, este important să arătați angajaților că există beneficii tangibile pentru utilizarea informațiilor disponibile.
