Dacă sunteți într-o comisie și trebuie să creați un raport pentru a discuta despre întâlnirea dvs., este important să vă asigurați că sunteți pregătit pentru întâlnire și să înțelegeți elementele de bază ale modului în care puteți scrie un raport al comitetului. Urmând câțiva pași vă pot duce de la început până la sfârșit și veți avea un raport complet gata să dați persoanei sau grupului de monitorizare a progresului comisiei.
Aduceți-vă un stilou și o hârtie sau un laptop la întâlnirea comisiei. Faceți înregistrarea datei, a timpului, a participanților, inclusiv a titlurilor și a duratei întâlnirii. Notați subiectele de pe ordinea de zi și ceea ce poate fi discutat fără o anumită perioadă. Rețineți cine a fost de acord și cine nu a fost de acord, motivul și alte informații importante care au avut loc în timpul întâlnirii. Dacă un subiect al comisiei nu a fost convenit și comisia a decis să prezinte discuția până la o reuniune viitoare, asigurați-vă că ați luat act de aceasta și când comitetul se va reuni cu privire la acest subiect.
Elaborați un raport din notele dvs. care analizează întâlnirea în detaliu, oferind toate informațiile într-un format organizat. S-ar putea să doriți să începeți cu o pagină de copertă care include data, ora, durata întâlnirii și cine a participat.
Continuați să scrieți primul subiect al reuniunii comisiei, precum și informații detaliate despre ceea ce sa discutat și despre ce sa hotărât, inclusiv informațiile privind voturile comisiei. Treceți prin fiecare subiect și faceți același lucru. În funcție de tipul de comitet și de motivul întâlnirii, este posibil să doriți să includeți factori de risc potențiali dacă o acțiune nu este urmată ulterior sau dacă o acțiune nu este determinată. Scrieți atunci când comitetul se va întâlni din nou. Scrieți o listă a celor care vor primi raportul în partea de jos a listei.
Citiți raportul pentru a vă asigura că documentul nu conține semne de punctuație și erori gramaticale. Verificați raportul comitetului pentru a vă asigura că conținutul este corect și verificați înapoi cu notele. Revizuiți documentul după cum este necesar înainte de a finaliza un raport complet de întâlnire.
Efectuați copii și furnizați raportul participanților, precum și consiliului de administrație, altor comitete, manageri sau altor persoane, dacă este cazul.
sfaturi
-
Dacă preferați să înregistreze înregistrarea, asigurați-vă că aveți permisiunea fiecărui membru al comitetului înainte de înregistrarea întâlnirii.
Avertizare
Evitați să puneți informații în raportul care devine subiectul pentru a evita umplutura, și lipiți de fapte. Dacă cineva din comisie a început să vorbească despre copiii lor, de exemplu, nu includeți decât dacă se referă la o anumită activitate pe care comisia o face, cum ar fi un program de lectură pentru copii.
