Un obiectiv important al oricărui sistem de control intern este protejarea activelor. Deoarece procesele de salarizare afectează atât resursele umane, cât și cele financiare, problemele sau punctele slabe ale controalelor interne ale salarizării pot fi costisitoare. Recunoscând riscurile inerente procesului de salarizare, înțelegerea potențialului acestora afectează și cunoașterea modului de abordare a acestora poate duce la prevenirea semnificativă a pierderilor în timp.
riscuri
Riscurile în procesul de salarizare includ probleme de raportare financiară, cum ar fi subestimarea pasivelor de salarizare și a angajamentelor legate de beneficiile angajaților sau clasificarea greșită a costului forței de muncă între costul mărfurilor vândute (COGS) și cheltuielile de vânzare, cheltuielile generale și administrative (SG & A). Eficacitatea operațională poate fi compromisă prin plata salariilor sau a angajaților terminați (de obicei rezultatul coluziunii) și prin utilizarea ratelor salariale și salariale incorecte. Conformitatea cu reglementările este compromisă prin încălcarea legilor federale și de stat privind salariile și orele sau prin încălcarea reglementărilor privind serviciul fiscal intern (IRS) referitoare la salariați față de contractori independenți.
efect
Potențialul impact financiar, reputațional și juridic al problemelor legate de salarizare variază în funcție de calendarul, mărimea și natura lor. Înțelegerea impactului pe care un eveniment ar putea să o aibă este importantă în cunoașterea modului de abordare adecvată a acestuia. Întreprinderile trebuie să ia în considerare următoarele: Erorile de raportare financiară pot majora comisioanele de audit extern. Datele financiare incorecte pot conduce la decizii de management defectuoase și pot afecta negativ investitorii și alte părți interesate, cum ar fi creditorii. Plățile către angajați fantomați și ratele incorecte de remunerare pot avea un impact negativ asupra lichidității și pot spori sarcinile fiscale. Încălcarea legilor privind salariile și orele sau regulamentele IRS poate avea drept rezultat amenzi semnificative, taxe legale, rate mai mari ale cifrei de afaceri ale angajaților și pierderea reputației.
Atenuare
Puteți reduce probabilitatea sau impactul unei probleme de salarizare dacă implementați controale de salarizare puternice. Cu toate acestea, beneficiul implementării controalelor de salarizare nu trebuie să depășească costul. Contul de salarizare regulat și în timp util și reconcilierea datelor cu registrul general și cu datele prelucrătorilor terțe, transmisiile de fișiere și alte înregistrări pot împiedica sau detecta denaturările financiare. Revizuirea clasificărilor muncii angajaților între costurile directe și indirecte poate ajuta la identificarea problemelor de clasificare. Segregarea sarcinilor între înscrierea datelor de la salarizare, prelucrarea și plata și eliberarea personalului este ideală, dar poate fi dificilă în companiile mici, cu resurse limitate. Revizuirea managementului la nivel superior, aprobarea și comunicarea ratelor de salarizare, modificări ale ratelor, promovări ale personalului, modificări ale postului și terminări pot fi adecvate atunci când segregarea sarcinilor nu este eficientă din punct de vedere al costurilor. Programele adecvate de management și supraveghetor de formare pentru probleme juridice și de resurse umane pot contribui la creșterea respectării reglementărilor.
Monitorizarea
Orice sistem de control intern poate deveni ineficient în timp, pe măsură ce personalul și procesele de afaceri se schimbă prin creștere economică sau prin suprimarea inadecvată a managementului procedurilor de control. Efectuați evaluări periodice ale riscurilor potențiale și revizuiți designul și eficacitatea controalelor de salarizare pentru a vă asigura că acestea rămân relevante și rentabile.
