Când întreprinderile au început să utilizeze calculatoarele în număr mare, experții au anunțat venirea "societății fără hârtie". Revoluția computerizată are încă o cale de a merge la îndeplinirea acestei promisiuni. Cu toate acestea, procesele tradiționale pe suport hârtie - atât cele de afaceri, cât și cele personale - continuă să migreze spre forme mai computerizate și pentru câteva motive foarte bune.
Documente
Calculatorul a adus o mare ușurință și flexibilitate creării și editării documentelor. Spre deosebire de o mașină de scris, programele computerizate de procesare a textului oferă o gamă aproape nelimitată de stiluri, fonturi și formate pentru documente. Eroarea de scriere poate fi corectată cu ușurință pe ecran, fără a fi nevoie de lichid de corecție sau bandă de corecție. Întregul bloc de text poate fi ușor copiat dintr-un document în altul fără a fi nevoie de retipărire. Fotografii și alte elemente grafice pot fi incluse în document cu foarte puține eforturi.
Partajarea
Schimbul de documente cu un sistem computerizat este simplu. Nu este nevoie să faceți copii fizice ale documentului și apoi să le trimiteți prin poștă sau prin fax destinatarilor. Un document în fișiere într-un sistem computerizat poate fi împărțit cu oricine altcineva care are acces la acel sistem pur și simplu prin afișarea documentului pe propriul ecran al calculatorului. Documentele pot fi distribuite în afara companiei prin simpla atașare a documentului la un e-mail trimis destinatarului.
Depunerea
Scopul depunerii nu este doar de a stoca documente, ci și de a le face ușor accesibile. Computerul excelează în acest mod într-un mod în care cabina de arhiereală simplă nu putea fi niciodată posibilă. Documentele depuse într-un sistem computerizat sunt indexate automat de sistemul de control al fișierelor calculatorului. Acești indici sunt actualizați și actualizați automat de sistem, indiferent de cât de des poate fi mutat sau editat documentul. Documentele pot fi localizate chiar dacă computerul caută un număr mare de documente pentru anumite cuvinte sau fraze. În plus, sistemele computerizate de depozitare pot stoca un număr mare de documente într-o mică parte din spațiul necesar dulapurilor fizice de depozitare.
Funcționalitate
Departe de a fi pur și simplu o reprezentare electronică a unui document de hârtie statică, un document electronic poate deveni o entitate cu adevărat interactivă. O versiune electronică a unui formular de completare, de exemplu, poate permite introducerea datelor direct în document cu verificarea și verificarea erorilor în timp real. Calculele și funcționalitatea pot fi construite direct în document. De exemplu, un client existent poate fi listat pe un document electronic prin utilizarea documentului din fișierul bazei de date a clienților computerului pentru a permite utilizatorului să selecteze pur și simplu numele clientului dintr-o listă a tuturor clienților din fișier. Logica încorporată în document va transfera automat informațiile clientului în document, inclusiv adresele, numerele de contabilitate ale clienților sau orice alte date dorite.
Siguranță
Siguranța fizică a fișierelor unei companii este extrem de importantă. Fișierele trebuie să fie protejate împotriva daunelor sau distrugerilor fizice. Accesul la fișiere de către personal neautorizat trebuie, de asemenea, să fie împiedicat. Un sistem computerizat de arhivare simplifică aceste sarcini. Copiile fișierelor computerizate pot fi ușor create și stocate în diverse locații, atât pe mai multe platforme de calculatoare din rețea, cât și pe suporturi de date amovibile pentru stocarea fizică în afara amplasamentului. Fișierele din sistemul de computer pot fi, de asemenea, criptate pentru a le face necitite de către cei care nu au permisiunea de a vizualiza fișierele.
