Mulți oameni se înghesuie când au auzit că trebuie să participe la o întâlnire de afaceri. Se tem că va fi o pierdere de timp care începe târziu și nu realizează nimic sau că va fi dominată de unul sau doi oameni. Aceste probleme comune pot fi evitate prin utilizarea unei etichete adecvate pentru întâlniri de afaceri. Regulile pentru etichete vă permit să conduceți întâlnirea mai eficient și să vă asigurați că este productivă.
Agendă
Creați o agendă înainte de întâlnire și distribuiți-o tuturor celor care au fost invitați să participe. Acest lucru va permite oamenilor să decidă dacă într-adevăr trebuie să fie prezenți la întâlnire. În caz contrar, cineva ar putea să apară și să descopere că agenda nu este relevantă pentru el sau ea. Agenda este, de asemenea, o piatră de hotar neutră pentru a menține reuniunea concentrată. Dacă discuția începe să se rătăcească, puteți spune ceva: "Potrivit ordinii de zi, ar trebui să vorbim despre ceea ce avem nevoie pentru introducerea noului produs. Să ne întoarcem la acest subiect".
Programa
Programați suficient timp pentru întâlnire pentru a vă permite să realizați elementele de pe ordinea de zi fără a cere participanților să facă prea mare angajament de timp. Începeți întâlnirea cu promptitudine pentru a recompensa persoanele care au apărut la timp. Dacă obțineți obiceiul de a începe târziu, acest lucru va recompensa persoanele care apar în mod obișnuit câteva minute după timpul de început desemnat. Dacă aveți o reputație de pornire la timp, oamenii vor învăța să se prezinte la momentul potrivit pentru a evita disconfortul de a mers după ce întâlnirea a început deja.
Terminați întâlnirea la ora stabilită. Acest lucru arată respectarea programelor altor persoane, deoarece unii dintre participanții dvs. ar fi putut programa alte angajamente după întâlnire. Dacă există afaceri neterminate, programați o altă întâlnire.
Participare
Încurajați participarea tuturor în cameră și mențineți un mediu sigur pentru intrare. Oamenii ar putea să se teamă să vorbească dacă cred că unul sau doi colegi dominanți îi vor împușca imediat. Aplicați o regulă de "Doar o singură persoană vorbește la un moment dat" și o aplicați cu strictețe. Dacă cineva încearcă să întrerupă, să spună: "Acesta este timpul lui Sherry să vorbească. Amintiți-vă, toți am fost de acord că nimeni nu va întrerupe atunci când cineva vorbește". Dacă unii participanți sunt încă reticenți în a da o contribuție, încercați o metodă cum ar fi să mergeți în jurul camerei pentru a obține feedbackul fiecărei persoane asupra subiectului la îndemână. În acest fel, o persoană timidă nu trebuie să-și facă griji pentru a găsi momentul potrivit pentru a vorbi.
Concluzie
La sfârșitul întâlnirii, rezumați ceea ce sa discutat și deciziile luate. Reconfirmați toate elementele de acțiune, persoanele care ar trebui să le gestioneze și termenele limită. Aceasta oferă participanților o șansă de a vorbi dacă nu sunt de acord cu rezumatul. Dacă toată lumea se află pe aceeași pagină, utilizați rezumatul pentru a crea note de întâlnire și pentru a le trimite prompt. Nu ar trebui să iasă mai târziu decât ziua următoare reuniunii.
