Întâlnirile reprezintă o parte necesară a fiecărei afaceri. Deoarece o întâlnire bine planificată este un forum pentru valorificarea capitalului uman, este un instrument esențial de afaceri care poate îmbunătăți productivitatea forței de muncă. Nu există o cale universală de a organiza o întâlnire. Cu toate acestea, puteți să adresați anumite întrebări la majoritatea întâlnirilor pentru a vă ajuta să rămâneți la curent și să vă îndepliniți obiectivele de întâlnire.
Care sunt obiectivele acestei întâlniri?
Începeți fiecare întâlnire, identificând întâi obiectivele întâlnirii, care servesc, de asemenea, pentru a ajuta la "ruperea gheții". Puneți întrebări, cum ar fi "Ce vrem să realizăm astăzi?" sau "Care sunt obiectivele acestei întâlniri?" Stabilirea unui obiectiv clar vă poate ajuta pe dvs. și pe participanți să rămână pe drumul cel bun. În cazul în care întâlnirea se apropie de curs, atunci puteți aminti politicos participanții la obiectivele reuniunii.
Ce progres am făcut de la ultima întâlnire?
Întrebați participanții la întâlnire: "Ce progres am făcut de la ultima întâlnire?" Aceasta este o întrebare deosebit de utilă dacă aveți întâlniri recurente. Fiți pregătit să discutați progresele pe care le-ați făcut și să aduceți o agendă de întâlniri care enumeră subiecte importante pe care le-ați abordat la întâlnirile anterioare și ceea ce ați făcut pentru a aborda problemele rămase nesoluționate.
Cu ce probleme ne confruntăm?
Întâlnirile sunt un loc pentru a discuta problemele pe care le aveți cu membrii echipei pe care le aveți cu un proiect, compania dvs. sau o persoană fizică. Așa că se traduce: "Cu ce probleme ne confruntăm?" Pregătirea este esențială, astfel încât planul pentru întâlnire să vină cu o listă de puncte de discuție. Atunci când discutați probleme, nu vă supărați și apărați; stați liniștit și explicați problemele cunoscute, descoperiți amenințările amenințătoare și solicitați modalități de abordare a acestor probleme.
Care sunt lucrurile pe care dorim să le îndeplinim înainte de următoarea noastră întâlnire?
Terminați toate întâlnirile întrebând: "Care sunt lucrurile pe care vrem să le realizăm înainte de următoarea noastră întâlnire?" Elaborați o listă cu pașii următori la sfârșitul fiecărei întâlniri. Trimiteți-i pe cineva din echipa dvs. să trimită note detaliate despre întâlniri, care enumeră roluri, responsabilități și date pentru fiecare dintre pașii următori. Mergeți în jurul camerei și întrebați participanții să împărtășească ceea ce ei consideră că sunt cei mai buni pași pentru a vă atinge obiectivele pentru următoarea întâlnire.
Cum ne atingem obiectivele de afaceri în viitor?
Întrebați participanții la întâlnire: "Cum ne vom atinge obiectivele de afaceri în viitor?" Acest lucru este important deoarece toate întâlnirile trebuie să se alinieze obiectivelor și obiectivelor companiei. Întrebarea îi ajută pe participanții la întâlniri să țină minte imaginea de ansamblu, pentru că acest lucru este ceva care se pierde adesea în amestecarea zilnică.
