Angajații noi care sosesc la locul de muncă sunt adesea întâmpinați cu stive de documente pentru a fi finalizate, inclusiv documentele de asigurare, formularele de beneficii și documentele fiscale. Unul dintre cele mai importante documente pe care angajații noi le primesc este un manual al angajaților, care este adesea precedat de o scrisoare a șefului. Manualul nu ar trebui tratat ușor, motiv pentru care includerea unei scrisori din partea președintelui companiei, a directorului executiv sau a proprietarului stabilește legitimitatea.
Scopul manualului
Distribuirea manualelor de angajați către noii angajați joacă rolul esențial în stabilirea temeiurilor legale pentru solicitarea sau interzicerea anumitor comportamente la locul de muncă. Formalizarea așteptărilor, a descrierilor postului, a proceselor, a procedurilor disciplinare și a altor informații organizaționale garantează faptul că angajații nu mai pot pretinde mai târziu ignorarea politicilor în cazul contestării terminărilor sau a demolărilor. În plus, descrierea regulilor companiei într-un manual asigură uniformitatea în rândul angajaților. Când angajații sunt instruiți de manageri diferiți, dar nu li se oferă un manual, este posibil ca aceștia să fie învățați mici variații ale politicilor, în funcție de perspectiva managerului sau de preferințele profesionale.
Conținutul scrisorii
Includerea unei scrisori din partea șefului într-un manual al angajaților nu este o idee nouă. De fapt, majoritatea literelor se bazează pe un format destul de standard, care acoperă elementele de bază, inclusiv o salutură primită, o prezentare a stabilirii și creșterii companiei și o declarație privind obiectivele companiei. Scrisori de prefață ale manualului pentru angajați pot include și informații despre filozofia relațiilor angajaților șefului, viziunea și misiunea. Unele scrisori abordează probleme juridice în mod direct, inclusiv o declarație de angajare la locul de muncă, o declarație împotriva hărțuirii și o declarație de angajator privind oportunitatea egală.
Bine ati venit
Unul dintre motivele pentru care este important să includeți o scrisoare din partea șefului într-un manual al angajaților este de a oferi un bun venit oficial societății. În companiile foarte mari, este posibil ca noii angajați să fi fost examinați, intervievați și procesați de zeci de angajați de nivel inferior, fără a fi recunoscători de la șeful honcho. O scrisoare primitoare recunosc oficial angajatul la bord, îl întâmpină în echipă. Aceasta se adaugă autorității șefului, astfel încât noii angajați să nu aibă impresia că societatea este condusă de manageri de nivel inferior.
Solemnitate
Un alt motiv pentru care manualele de angajați ar trebui să includă o scrisoare din partea șefului este de a stabili gravitatea documentului. Manualele prefabricate cu o scrisoare a președintelui companiei atestă nivelul ridicat de atenție și standarde implicate în politicile companiei. Angajații sunt mai predispuși să ia în serios manualele (și să le citească) cunoscând că principalul decident al companiei a scris scrisoarea inițială.
Cultura companiei
Șeful poate stabili, de asemenea, tonul pentru cultura companiei în scrisoarea manualului angajatului. Întreprinderile cu o înaltă valoare a formalității stabilesc și perpetuează acel ton cu o scrisoare conservativ formulată, accentuând autoritatea șefului. Companiile care prețuiesc un mediu prietenos și orientat spre echipă beneficiază de o scrisoare de utilizare care folosește un limbaj mai puțin formal, stabilind o cultură de lucru mai casuală.
