Există o serie de situații în care vi se poate cere să scrieți o scrisoare în numele altcuiva. Avocații, de exemplu, o fac în mod regulat. Alte situații includ scrierea pentru persoanele care nu au abilitățile necesare pentru a face acest lucru singure sau care sunt persoane care învață în a doua limbă și care nu pot scrie în limba engleză. Absența șefului dvs. din birou poate fi un alt motiv pentru care el vă cere să scrieți o scrisoare în numele său. Indiferent de motivul pentru care scrieți scrisoarea pentru altcineva, formatul este consistent.
Determinați conținutul
Vorbește cu persoana pe care o vei scrie scrisoarea în numele lui. Faceți o listă de puncte care să fie acoperite, persoana care trebuie să adreseze scrisoarea și orice alte detalii care trebuie incluse. Discutați tema scrisorii până când simțiți că aveți suficiente informații de fundal pentru ao scrie corect.
Utilizați formatul Letterhead și formatul scrisorii de afaceri
Scrieți pe foaia cu antet dacă este posibil, deoarece dă credibilitate corespondenței dvs. Dacă nu aveți un antet, introduceți adresa persoanei în care scrieți litera în partea de sus a paginii, lăsați un spațiu și introduceți data. Începeți cu salutul "Dragă", urmată de numele persoanei, de titlul și de virgulă. Dacă, de exemplu, scrieți la o companie, se va citi "Dragă doamnă Briggs" sau "În fața judecătorului prezidat", dacă este în fața instanței.
Adoptați formatul bloc pentru scrisori de afaceri. Toate frazele încep în partea stângă a paginii; paragrafele sunt separate de un spațiu de linie. Distanța dintre închiderea dvs. este de trei până la patru linii pentru a vă permite semnarea. Tastați scrisori de afaceri mai degrabă decât scrierea de mână.
Declarați autorul
Declarați că scrieți în numele unei alte persoane dacă este cazul, cum ar fi într-o scrisoare adresată instanței. Dacă este o scrisoare care iese sub numele unei alte persoane, nu trebuie să precizați că ea nu a scris-o singură. În cazul vătămărilor fizice sau al problemelor lingvistice, indicați motivul: "Vă scriu în numele lui Jeremy Smithers când el și-a rupt ambele încheieturi."
Utilizați un limbaj eficient și ușor de înțeles
Treci la subiect. Scrisori - fie că sunt sau nu în numele altcuiva - trebuie să fie scurte și concise. Menționați motivul pentru care scrieți și apoi începeți un nou paragraf pentru ideile dvs. de sprijin. Nu uitați să modificați paragrafele și să lăsați un spațiu atunci când schimbați ideile. Scrieți în limbaj ușor de înțeles. Nu folosiți un cuvânt mare atunci când un mic va face și vă păstrați propozițiile scurte. Scopul este claritatea, mai degrabă decât încercarea de a impresiona cititorul cu vocabularul extins.
Utilizați o voce formală
Păstrați tonul pentru afaceri. Evitați expresiile florale și concentrați-vă asupra subiectului despre care scrieți. Nu vă oferiți opinia dvs. cu privire la acest subiect dacă nu există un motiv foarte bun pentru a face acest lucru.
Închideți puternic
Rezumați conținutul scrisorii în paragraful final. Specificați, de asemenea, acțiunea persoanei pe care o scrieți pentru a fi luate. Dacă ar putea fi înlocuirea unui aparat defect sau o cerere de întâlnire. Utilizați închiderea "Cu stimă" sau "Cu stimă" pentru a rămâne în concordanță cu tonul de afaceri al scrisorii. Expresii precum "Discuție în curând" sau "Prietenul tău" nu sunt potrivite. Semnați și introduceți numele dvs., urmat de cuvintele "în numele numele persoanei pentru care scrieți".
Revizuire
Lăsați scrisoarea dvs. pentru o zi sau mai mult și apoi editați-o. Pe lângă greșelile de gramatică și de ortografie, urmăriți cuvinte în general confuz, cum ar fi "trecute și trecute" sau "afectează și efectuează". Verificați-le împotriva listei originale pentru a vă asigura că nu ați uitat nimic. Puneți-vă în locul destinatarului scrisorii. Citiți-o cu voce tare și evaluați-o pentru ton și conținut. Editați corespunzător. Consultați scrisoarea cu persoana în numele căreia ați scris. Asigurați-vă că nu ați trecut cu vederea nimic din persoana dorită.
