Operațiunile de contabilitate au suferit modificări extraordinare recent datorită creșterii tehnologiei contabile. Tehnologia contabilă permite contabililor să gestioneze conturile și să efectueze operațiuni de contabilitate utilizând aplicații software de calculator. Aceste aplicații software sunt cunoscute sub denumirea de software de contabilitate sau de management financiar, care sunt utile pentru urmărirea tranzacțiilor, clasificarea veniturilor și cheltuielilor, calcularea impozitelor, facilitarea plăților facturilor, crearea de rapoarte financiare și analizarea investițiilor.
Tipuri de software de contabilitate
Sunt disponibile două tipuri de programe de contabilitate, și anume sisteme cu intrare unică și sisteme cu intrări duble. Sistemele cu intrări simple sau manageri de finanțe personale sunt cele mai simple programe contabile concepute pentru a automatiza sarcini, cum ar fi păstrarea evidenței și scrierea de cecuri. Sistemul cu sistem de intrare cu dublă intrare oferă funcții precum registrele financiare, conturile de încasat și conturile de plătit. Unele soluții avansate pentru întreprinderi posedă funcții și funcții de asistență pentru mai mulți utilizatori pentru plata salariilor, factură, inventar, analize de vânzări, producție și marketing.
Automatizare
Automatizarea proceselor contabile este cel mai important beneficiu al software-ului contabil. Cu automatizarea, generarea de documente contabile, cum ar fi facturile, cecurile și declarațiile de cont, au devenit simple. Rapoartele financiare necesare pot fi generate în timp util. Datele financiare sunt înregistrate automat în registrele financiare respective sau în conturile respective, ceea ce evită erorile manuale și asigură coerența și integritatea. Angajații sunt capabili să automatizeze sarcini manuale de rutină și repetitive folosind software-ul contabil. Capacitatea de stocare a datelor software-ului contabil permite schimbul rapid de informații și o mai bună comunicare între angajați. Aplicațiile software sofisticate de contabilitate se ocupă de aspecte complicate, cum ar fi tranzacțiile în valută, managementul lanțului de aprovizionare și managementul logistic.
Creșterea eficienței managementului
Aplicațiile software contabile mențin forța de muncă mai concentrată și mai eficientă. Procesarea mai rapidă și mai eficientă a rapoartelor financiare simplifică procesul de luare a deciziilor manageriale. Angajații sunt capabili să automatizeze procesele contabile greoaie și cu forță de muncă și să se concentreze asupra altor activități importante și strategice. Software-ul contabil avansat, cu mecanismul său încorporat, asigură proceduri stringente de risc și conformitate pentru a respecta standardele de reglementare. Rezultatele performantelor comerciale și rapoartele de vânzări ajută managementul să ia decizii importante privind strategia generatoare de venituri.
Dezavantaje
Toate programele de contabilitate necesită introducerea manuală a datelor. Dacă datele nu sunt examinate pentru acuratețe și exhaustivitate, rapoartele generate de software-ul contabil vor duce la o concepție greșită. Multe dintre software-ul contabil trebuie să fie personalizate pentru a se potrivi cerințelor afacerii. Este necesar ca managementul să instruiască angajații în mod specific pentru a accesa și utiliza software-ul contabil, ceea ce implică costuri și timp uriașe. Dacă se modifică ratele și regulile de impozitare, software-ul contabil utilizat pentru a calcula impozitele trebuie rescris în consecință pentru a evita erorile. Eroarea de alimentare, virușii de calculator și hackerii pot afecta sistemele computerizate dacă nu există măsuri adecvate de precauție și securitate.
