Când conduceți o afacere, există momente când trebuie să spuneți nu unui client, vânzător sau asociat. Făcând-o într-o manieră profesională poate ajuta la menținerea unei relații bune.
Prezentarea scrisorii profesionale
Compuneți scrisoarea dvs. pe antetul companiei sau în staționare și trimiteți scrisoarea persoanei celei mai potrivite din organizația dvs. Dacă există un număr de plângere pentru clienți, numărul comenzii de cumpărare sau contul de referință, includeți-l în corespondența dvs.
Menționați cauza dumneavoastră
Conduceți cu o notă pozitivă, cum ar fi mulțumirea clientului pentru solicitarea lui, apoi ajungeți la un punct. De exemplu, "Vă mulțumim pentru patronajul dvs. și scrisoarea dvs. recentă privind starea garanției pentru camera video XYZ. După o cercetare amplă, am descoperit că nu putem să respectăm garanția camerei dvs. video așa cum vi se solicită."
Susțineți-vă Argumentul
Dați un motiv specific pentru motivul pentru care respingeți solicitarea unui client. De exemplu, menționați politica companiei, revizuiți punctele esențiale ale cazului sau rezumați în alt mod ceea ce se află în spatele deciziei dvs. Includeți atașamente, dacă este necesar, cum ar fi copii ale contractelor, garanțiilor sau alte documente care vă susțin poziția. De exemplu, "După cum veți vedea în contractul de garanție atașat, această politică de servicii complete a fost valabilă pentru primele 12 luni de proprietate. În conformitate cu înregistrările noastre, ați cumpărat camera dvs. acum trei ani, ceea ce face ca pretențiile de astăzi să fie nejustificate."
Oferiți un compromis
În unele cazuri, nu există loc de compromis sau de extindere a unei ramuri de măslin, dar dacă doriți să păstrați afacerea clientului pe drum, oferiți un fel de concesie pentru a ajuta la atenuarea loviturii. De exemplu, "V-am dori să vă oferim o reducere de 25% pentru achiziționarea unei noi camere video" sau, "Închis, găsiți un card cadou de 50 USD care poate fi rambursat pentru orice achiziție electronică din magazinul nostru".
Alte tipuri de refuzuri
În cursul derulării afacerii dvs., este posibil să fie necesar să refuzați termenii contractelor cu furnizorii, să respingeți cererile angajaților pentru timpul de concediu sau să scrieți corespondența profesională altor colaboratori de afaceri. Urmați aceleași orientări generale descrise mai sus, adaptând scrisoarea la situația specifică.
sfaturi
-
Negarea contractului: "Vă mulțumim pentru posibilitatea de a vă reînnoi contractul cu ABC Refuse Removal. Datorită majorării recente a taxelor, am optat pentru folosirea serviciilor unui alt furnizor."
Solicitări de angajați: "Solicitarea dvs. de a plăti liber în ultima săptămână a lunii decembrie este refuzată, deoarece săptămâna aceasta este blocată pentru toți angajații din cauza inventarului de la sfârșitul anului.
Invitații invitați: "Vă mulțumim pentru invitația de a vă servi în consiliul de administrație. Din păcate, am o serie de angajamente profesionale anterioare care mă împiedică să preiau noi roluri în acest moment ".
Înfășurați-o
Încheiați scrisoarea dvs. cu o expresie de recunoștință pentru relația existentă urmată de o invitație de a discuta în continuare problema dacă este necesar. De exemplu, "Vă mulțumim pentru afacerea dvs.Dacă aveți întrebări sau doriți să discutați mai departe această problemă, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați direct ".
