În orice cadru de afaceri, întâlnirile sunt inevitabile. De mai multe ori, oamenii care trebuie să participe la aceste întâlniri, le privesc cu teamă. Poate că se petrec prea mult timp, pentru că nu există niciun motiv clar pentru desfășurarea ședinței sau poate că nimic nu pare să fie rezolvat de aceste întâlniri. În mod evident, aceștia nu îndeplinesc cele cinci sesiuni de întâlniri eficiente: scopul, produsul, participanții, problemele și procesele probabile.
Scop
Scopul unei întâlniri este definit ca fiind motivul pentru care întâlnirea trebuie să aibă loc, agenda sau obiectivele cheie care trebuie discutate de participanți. Dacă nu există probleme care să fie discutate, atunci nu există niciun motiv pentru a convoca o întâlnire. Întâlnirile fără scop clar sunt o pierdere a timpului tuturor.
Produs
Produsul unei întâlniri descrie rezultatul dorit care trebuie atins atunci când totul este spus și făcut. Acesta nu este doar rezultatul dorit al întâlnirii, ci și rezultatele dorite ale oricăror proiecte de viitor ale companiilor și mărfurilor care sunt discutate în cadrul întâlnirii. Afirmând că produsul întâlnirii din față ține întâlnirile pe drumul cel bun, păstrează conversațiile de la a se dezbate în subiecte care nu îndeplinesc scopul întâlnirii.
Participanți
Participanții la întâlniri includ doar acei oameni care trebuie să fie implicați, persoanele care au puncte de vedere sau locuri de muncă afectează în mod direct scopul și produsul întâlnirii. De exemplu, personalul medical din spital nu ar participa la o întâlnire despre sistemele informatice spitalicești. Totuși, asistentele medicale și medicii vor participa la întâlniri care implică chestiuni legate de sănătate și boli sau întâlniri care le vor ajuta să obțină unitățile de învățământ continuu, CEU, necesare pentru a-și actualiza licențele.
Probleme probabile
Problemele probabile sunt preocupările care ar putea apărea printre participanți, problemele pe care le văd cu starea actuală a punctelor de pe ordinea de zi sau orice probleme pe care le prevăd cu soluțiile potențiale aduse în timpul reuniunii. Probleme probabile includ, de asemenea, capturarea oricăror greșeli care ar fi putut fi evitate în timpul pregătirilor pentru reuniune. De exemplu, cineva oferă o prezentare cu privire la posibilele soluții la problemele enumerate în ordinea de zi. Cineva în cadrul reuniunii poate observa că lipsesc una sau două fapte și că aceste fapte pot avea un efect profund asupra rezultatelor reuniunii sau a soluției. Problemele pot fi o problemă cu costul unui proiect sau cu timpul implicat în finalizarea unui proiect.
Proces
Procesul de întâlnire include pașii necesari pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun și pentru a realiza scopul întâlnirilor. Ar putea include, de asemenea, crearea unui plan pentru realizarea viitoarelor proiecte și a mărfurilor pentru a le menține pe drumul spre finalizare. Faptul că procesul este enumerat în pași înainte, permite tuturor celor implicați să se asigure că realizează scopul și rezultatul întâlnirii, proiectului sau comercializării. Este un mijloc de a urmări progresul întâlnirii.
