Realizarea unei revizuiri eficiente a procesului de afaceri vă asigură că operațiunile companiei dvs. produc rezultatele dorite în modul cel mai eficient. De exemplu, puteți efectua o examinare a procesului de afaceri înainte de a achiziționa hardware sau software noi. Pentru a efectua o revizuire a proceselor de afaceri, asamblați o echipă de persoane care reprezintă toate nivelurile organizației afectate de orice modificare a procesului de afaceri curent. Asamblarea persoanelor potrivite vă poate ajuta să identificați problemele, să determinați potențialele îmbunătățiri, să atribuiți managerilor de proiect, să implementați soluții rapide și să dezvoltați un plan pe termen lung.
Harta procesului curent. Listează procesele critice de afaceri utilizate pentru a vă produce produsele și serviciile. Discutați problemele din mediul actual, cum ar fi întârzierile în recepționarea consumabilelor sau problemele legate de calitatea furnizorilor. Realizați o serie de întâlniri pentru ca echipa să se gândească la idei despre motivul existenței problemelor și a modului de a le gestiona. Realizați cercetări pentru a afla cum alte companii gestionează probleme similare. Utilizați instrumente gratuite de cartografiere a proceselor de afaceri, cum ar fi Gliffy, Bonita Open Solution sau Questetra BPM, pentru a vă documenta procesul curent.
Examinați procesele de afaceri documentate pentru a vă asigura că detaliile reflectă cu exactitate modul în care funcționează afacerea. De exemplu, distribuiți procedurile de depanare tuturor personalului care gestionează apelurile pentru servicii pentru clienți. Observă personalul care utilizează procedurile și notează orice deviere pentru a identifica dacă personalul are nevoie de aptitudini, cunoștințe, instruire sau experiență suplimentare pentru a face procesul de lucru eficient.
Identificați schimbările potențiale. Determinați modul în care modificările pot influența procedurile actuale. Observați personalul care îndeplinește sarcini pentru a valida ipotezele. Întrebați muncitorii să-și adune contribuția cu privire la problemele de proces cu care se confruntă organizația dvs. Desfășurați un sondaj sau conduceți grupuri de discuții pentru a-ți colecta ideile de îmbunătățire. Nu presupuneți că știți soluția potrivită, cum ar fi cumpărarea de hardware sau software noi, fără a înțelege modul în care noul sistem afectează organizația.
Proiectați un nou proces. Reproiectarea proceselor de afaceri presupune asigurarea că toate procesele pentru funcțiile companiei se aliniază la obiectivele strategice actuale. Finalizarea procesului pe baza analizei efectuate ca parte a revizuirii procesului de afaceri. Examinați noul proces cu echipa pentru a determina dependențele dintre organizații și problemele potențiale. Documentați toate modificările recomandate de echipa de examinare a proceselor de afaceri și publicați concluziile într-un buletin informativ, în e-mail sau în alt mecanism de comunicare a companiei.
Evaluați implementarea. Măsurați activitățile operaționale, cum ar fi satisfacția clienților, defectele produsului sau costurile, pentru a determina dacă îmbunătățirile generate de revizuirea dvs. au avut un impact. Realizați recenziile ulterioare și ajustați procesele în consecință, dacă nu ați făcut îmbunătățiri în intervalul de timp estimat.
